Montagmorgen in der Buchhaltung: Eine Kollegin exportiert die offenen Posten aus dem ERP-System, kopiert sie in eine Vorlage, ergänzt per SVERWEIS die Kundennamen, sortiert von Hand, filtert nach Fälligkeit und schickt das Ergebnis an den Vertrieb. Das dauert eine Stunde, jede Woche. Mit den Funktionen, die Excel seit einigen Jahren mitbringt, ließe sich derselbe Bericht in drei Formeln abbilden, die sich beim nächsten Export von selbst aktualisieren.

Excel hat sich in den vergangenen Jahren stärker verändert als in den zwanzig Jahren davor. Mit den dynamischen Arrays kann eine einzige Formel ganze Tabellen ausgeben, mit XVERWEIS hat der alte SVERWEIS einen Nachfolger, und mit LET und LAMBDA lassen sich Formeln lesbar gliedern und sogar eigene Funktionen bauen. Viele dieser Neuerungen stehen allerdings nur in Microsoft 365 und neueren Kaufversionen zur Verfügung. Die folgende Übersicht beginnt bei den Grundlagen, nennt zu jeder Funktion den englischen Namen und weist darauf hin, wo die Version eine Rolle spielt.

Bevor es losgeht: Schreibweise, Versionen und Funktionsnamen

In der deutschen Excel-Fassung heißen die meisten Funktionen anders als in der englischen, und Argumente werden mit Semikolon getrennt statt mit Komma. Wer eine Formel aus einem englischen Forum übernimmt, muss beides übersetzen. Aus =IF(A2>100,"hoch","niedrig") wird =WENN(A2>100;"hoch";"niedrig"). Im Folgenden steht der englische Name jeweils in Klammern.

Für die Verfügbarkeit gilt als Faustregel:

• Excel 2016 und 2019 kennen die klassischen Funktionen, aber keine dynamischen Arrays und keinen XVERWEIS. Microsoft hat die Unterstützung für beide Versionen im Oktober 2025 beendet.
• Excel 2021 bringt dynamische Arrays, XVERWEIS, FILTER, SORTIEREN, EINDEUTIG und LET.
• Excel 2024 ergänzt unter anderem LAMBDA und die neuen Text- und Matrixfunktionen wie TEXTTEILEN oder VSTAPELN.
• Microsoft 365 und Excel für das Web erhalten neue Funktionen laufend, darunter GRUPPIERENNACH, PIVOTMIT und Funktionen für reguläre Ausdrücke.

Wenn Arbeitsmappen zwischen Abteilungen oder mit Geschäftspartnern getauscht werden, sollten alle Beteiligten eine Version nutzen, die die verwendeten Funktionen kennt. Ältere Versionen zeigen sonst den Fehler #NAME?.

Zellbezüge: relativ, absolut und gemischt

Fast jede Formel verweist auf andere Zellen. Wie sich diese Verweise beim Kopieren verhalten, entscheidet darüber, ob eine Tabelle stimmt oder still falsche Werte liefert.

Ein relativer Bezug wie B2 passt sich an, wenn Sie die Formel kopieren. Angenommen, in Spalte B stehen Stückpreise, in Spalte C Mengen. Die Formel =B2*C2 in D2 wird beim Herunterziehen in D3 zu =B3*C3, genau wie gewünscht.

Ein absoluter Bezug wie $F$1 bleibt beim Kopieren fest. Das braucht es, wenn alle Zeilen auf denselben Wert zugreifen, etwa einen Rabattsatz oder eine Versandpauschale: =B2*C2*(1-$F$1). Die Taste F4 schaltet beim Bearbeiten zwischen den Varianten um. Gemischte Bezüge wie $A2 oder A$1 fixieren nur die Spalte oder nur die Zeile. Sie sind praktisch für Kreuztabellen, etwa eine Preisliste, in der Zeilen für Produkte und Spalten für Mengenstaffeln stehen.

Lesbarer wird es mit Namen. Tragen Sie im Namensfeld links neben der Bearbeitungsleiste für Zelle F1 den Namen Rabatt ein, lautet die Formel =B2*C2*(1-Rabatt). Noch robuster sind formatierte Tabellen, die Sie mit Strg+T anlegen. Formeln verweisen dann auf Spaltennamen statt auf Zellbereiche, etwa =[@Preis]*[@Menge], und neue Zeilen werden automatisch einbezogen. Wer regelmäßig mit wachsenden Listen arbeitet, sollte sich diese Gewohnheit früh zulegen.

Textfunktionen für saubere Daten

Exporte aus anderen Systemen bringen oft überflüssige Leerzeichen, uneinheitliche Schreibweisen und zusammengeklebte Felder mit. Diese Funktionen räumen auf:

• GLÄTTEN (TRIM) entfernt Leerzeichen am Anfang und Ende und reduziert mehrere Leerzeichen zwischen Wörtern auf eines. Geschützte Leerzeichen aus Webseiten erfasst es nicht. Dafür hilft =GLÄTTEN(WECHSELN(A2;ZEICHEN(160);" ")).
• SÄUBERN (CLEAN) entfernt nicht druckbare Steuerzeichen.
• GROSS (UPPER), KLEIN (LOWER) und GROSS2 (PROPER) vereinheitlichen die Schreibweise. GROSS2 schreibt jedes Wort groß und macht aus „mÜLLER gmbh“ „Müller Gmbh“, was bei Abkürzungen nachbearbeitet werden muss.
• TEXTVERKETTEN (TEXTJOIN) fügt Werte mit einem Trennzeichen zusammen und überspringt auf Wunsch leere Zellen.

=TEXTVERKETTEN(", "; WAHR; A2:A20)

Neuere Versionen bringen Funktionen mit, die früher verschachtelte Konstruktionen aus LINKS, FINDEN und TEIL erforderten. TEXTVOR (TEXTBEFORE) und TEXTNACH (TEXTAFTER) liefern den Text vor oder nach einem Trennzeichen, TEXTTEILEN (TEXTSPLIT) zerlegt einen Text in mehrere Zellen. Steht in A2 „Schmidt, Anna“, ergibt sich der Nachname so:

=TEXTVOR(A2; ",")

In Microsoft 365 gibt es zudem REGEXTESTEN, REGEXEXTRAHIEREN und REGEXERSETZEN für reguläre Ausdrücke, also Suchmuster. Damit lässt sich etwa prüfen, ob eine Zelle eine gültig aufgebaute Postleitzahl enthält, oder eine Rechnungsnummer aus einem längeren Text herausziehen.

Statistik und Rundung

Für eine schnelle Auswertung genügen wenige Funktionen:

Bei Standardabweichung und Varianz steht das S für eine Stichprobe, das P (STABW.N, englisch STDEV.P) für die vollständige Grundgesamtheit. Die älteren Namen MODALWERT und QUARTILE funktionieren aus Kompatibilitätsgründen weiter, Microsoft empfiehlt aber die neuen.

Warum der Median oft aussagekräftiger ist als der Mittelwert, zeigt ein Beispiel: Verdienen neun Beschäftigte je 3.500 Euro und eine Geschäftsführerin 20.000 Euro, liegt der Mittelwert bei 5.150 Euro, der Median bei 3.500 Euro. Für Gehälter, Lieferzeiten oder Bestellwerte mit einzelnen Ausreißern ist der Median deshalb die ehrlichere Kennzahl.

Beim Runden lohnt Genauigkeit, denn hier enthielt die frühere Fassung dieses Beitrags einen verbreiteten Irrtum. RUNDEN (ROUND), AUFRUNDEN (ROUNDUP) und ABRUNDEN (ROUNDDOWN) arbeiten alle mit der Anzahl der Nachkommastellen: =AUFRUNDEN(2,31;1) ergibt 2,4. Wer auf ein Vielfaches runden will, etwa auf volle 5 Cent oder auf ganze Verpackungseinheiten, braucht andere Funktionen: VRUNDEN (MROUND) rundet kaufmännisch auf ein Vielfaches, OBERGRENZE.MATHEMATIK (CEILING.MATH) immer auf, UNTERGRENZE.MATHEMATIK (FLOOR.MATH) immer ab.

=OBERGRENZE.MATHEMATIK(B2; 12)

Diese Formel ergibt bei einem Bedarf von 30 Flaschen 36, also drei volle Kisten zu je zwölf. SUMMENPRODUKT (SUMPRODUCT) multipliziert schließlich zwei Bereiche Zeile für Zeile und addiert die Ergebnisse, etwa Menge mal Preis über eine ganze Liste, ohne Hilfsspalte.

Logik und Bedingungen: WENN, WENNS und Co.

WENN (IF) prüft eine Bedingung und gibt je nach Ergebnis einen von zwei Werten zurück. Mit UND (AND), ODER (OR) und NICHT (NOT) lassen sich Bedingungen kombinieren. Angenommen, eine Bestellung soll versandkostenfrei sein, wenn der Warenwert über 100 Euro liegt oder der Kunde Stammkunde ist:

=WENN(ODER(B2>100; C2="Stammkunde"); 0; 4,90)

Früher wurden für mehrere Stufen WENN-Funktionen ineinander verschachtelt, was schnell unübersichtlich wurde. WENNS (IFS) prüft die Bedingungen der Reihe nach und liefert das Ergebnis der ersten, die zutrifft. ERSTERWERT (SWITCH) vergleicht einen Wert mit einer Liste von Möglichkeiten.

=WENNS(B2>=10000; "A-Kunde"; B2>=2000; "B-Kunde"; WAHR; "C-Kunde")

Das abschließende WAHR fängt alle übrigen Fälle ab. Ohne diesen Auffangwert liefert WENNS den Fehler #NV, wenn keine Bedingung passt. Fehler in Formeln lassen sich mit WENNFEHLER (IFERROR) abfangen. Gehen Sie damit sparsam um: Wer jede Formel in WENNFEHLER einpackt, übersieht echte Fehler in den Daten.

Zählen und Summieren unter Bedingungen

Zum Zählen gibt es mehrere Funktionen, die sich in einem Detail unterscheiden. ANZAHL (COUNT) zählt nur Zellen mit Zahlen, ANZAHL2 (COUNTA) alle nicht leeren Zellen und ANZAHLLEEREZELLEN (COUNTBLANK) die leeren. Die Differenz =ANZAHL2(A2:A100)-ANZAHL(A2:A100) ergibt die Zahl der Textzellen.

ANZAHLLEEREZELLEN hilft auch beim Aufräumen: Legen Sie eine Hilfsspalte mit =ANZAHLLEEREZELLEN(A2:F2) an und filtern Sie danach. Eine 0 steht für eine vollständige Zeile, der Wert 6 für eine komplett leere, alles dazwischen für unvollständige Datensätze, die Sie gezielt nacharbeiten können.

Die eigentlichen Arbeitspferde sind die bedingten Funktionen mit S am Ende. Sie akzeptieren beliebig viele Paare aus Bereich und Kriterium:

• ZÄHLENWENNS (COUNTIFS) zählt Zeilen, die alle Kriterien erfüllen.
• SUMMEWENNS (SUMIFS) summiert unter Bedingungen.
• MITTELWERTWENNS (AVERAGEIFS), MAXWENNS (MAXIFS) und MINWENNS (MINIFS) arbeiten entsprechend.

=SUMMEWENNS(D:D; B:B; "Nord"; C:C; ">=01.10.2026")

Diese Formel summiert alle Umsätze der Region Nord ab dem 1. Oktober 2026. Achten Sie bei SUMMEWENNS auf die Reihenfolge: Zuerst kommt der Bereich, der summiert wird, danach folgen die Kriterien. Bei der älteren SUMMEWENN-Funktion ist es umgekehrt, eine häufige Fehlerquelle.

Nachschlagen: vom SVERWEIS zum XVERWEIS

SVERWEIS (VLOOKUP) ist in vielen Unternehmen die bekannteste Excel-Funktion überhaupt. Sie sucht einen Wert in der ersten Spalte eines Bereichs und gibt einen Wert aus einer Spalte weiter rechts zurück:

=SVERWEIS(A2; Kunden!A:D; 3; FALSCH)

Das letzte Argument entscheidet über die Art der Suche. FALSCH verlangt eine exakte Übereinstimmung. WAHR oder ein fehlendes Argument liefert den nächstkleineren Wert und setzt eine aufsteigend sortierte Liste voraus. Das ist für Staffeln wie Provisionssätze gedacht, führt bei unsortierten Daten aber zu falschen Treffern ohne Fehlermeldung. Weitere Schwächen: Die Suchspalte muss links stehen, und die Spaltennummer 3 stimmt nicht mehr, sobald jemand eine Spalte einfügt. WVERWEIS (HLOOKUP) funktioniert genauso für waagerecht angeordnete Tabellen.

XVERWEIS (XLOOKUP) behebt diese Schwächen. Suchbereich und Rückgabebereich werden getrennt angegeben, die exakte Suche ist Standard, und ein Wert für „nicht gefunden“ lässt sich direkt mitgeben:

=XVERWEIS(A2; Kunden!A:A; Kunden!C:C; "unbekannt")

Die vollständige Syntax lautet XVERWEIS(Suchkriterium; Suchmatrix; Rückgabematrix; [wenn_nicht_gefunden]; [Vergleichsmodus]; [Suchmodus]). Der Vergleichsmodus 2 erlaubt Platzhalter wie *, der Suchmodus -1 sucht von unten nach oben und findet so etwa den letzten Eintrag eines Kunden. Gibt die Rückgabematrix mehrere Spalten an, liefert XVERWEIS sie alle auf einmal. Der Begleiter XVERGLEICH (XMATCH) gibt die Position eines Treffers zurück und ersetzt den älteren VERGLEICH.

Wer noch mit Excel 2019 oder älter arbeitet, erreicht mit der Kombination aus INDEX und VERGLEICH ähnliche Flexibilität. Für alle anderen gibt es kaum noch einen Grund, neue Tabellen mit SVERWEIS zu bauen.

Dynamische Arrays: eine Formel, viele Ergebnisse

Die wichtigste Neuerung der letzten Jahre ist unscheinbar: Eine Formel darf mehrere Werte zurückgeben. Excel schreibt sie automatisch in die benachbarten Zellen, man spricht vom Überlaufen (englisch spill). Ist der Platz belegt, erscheint der Fehler #ÜBERLAUF!. Auf den gesamten Ergebnisbereich verweisen Sie mit einem Rautezeichen hinter der Startzelle, etwa F2#.

Damit ändern sich Berichte grundlegend. Zurück zur Buchhaltung vom Anfang: Angenommen, die offenen Posten stehen in einer formatierten Tabelle namens OP mit den Spalten Kunde, Betrag und Fällig. Diese eine Formel liefert alle überfälligen Posten, sortiert nach Betrag absteigend:

=SORTIEREN(FILTER(OP; OP[Fällig]<HEUTE(); "keine überfälligen Posten"); 2; -1)

Die wichtigsten Funktionen dieser Gruppe:

• FILTER (FILTER) gibt alle Zeilen zurück, die eine Bedingung erfüllen. Mehrere Bedingungen werden mit * für „und“ oder + für „oder“ verknüpft.
• SORTIEREN (SORT) und SORTIERENNACH (SORTBY) sortieren nach einer oder mehreren Spalten.
• EINDEUTIG (UNIQUE) liefert jede Ausprägung nur einmal, etwa eine Liste aller Kunden ohne Dubletten.
• SEQUENZ (SEQUENCE) erzeugt fortlaufende Zahlenreihen, etwa für Kalender oder Nummerierungen.
• VSTAPELN (VSTACK) und HSTAPELN (HSTACK) hängen Bereiche unter- oder nebeneinander, etwa die Umsatzlisten mehrerer Filialen.
• ZEILENWAHL (CHOOSEROWS) und SPALTENWAHL (CHOOSECOLS) wählen bestimmte Zeilen oder Spalten aus einem Ergebnis aus.

In Microsoft 365 kommen GRUPPIERENNACH (GROUPBY) und PIVOTMIT (PIVOTBY) hinzu. Sie fassen Daten zusammen wie eine Pivot-Tabelle, aktualisieren sich aber wie jede Formel sofort. =GRUPPIERENNACH(OP[Kunde]; OP[Betrag]; SUMME) ergibt eine Liste aller Kunden mit ihrer Summe offener Posten. Für wiederkehrende Auswertungen ersetzt das manches Makro. Wann sich die Ablösung bestehender Makros insgesamt lohnt und welche Alternativen es gibt, beschreibt der Beitrag Die Zukunft von VBA in Microsoft 365.

LET und LAMBDA: Formeln lesbar machen und wiederverwenden

Lange Formeln sind schwer zu prüfen, besonders wenn derselbe Teilausdruck mehrfach vorkommt. LET vergibt innerhalb einer Formel Namen für Zwischenergebnisse. Das macht die Formel kürzer, verständlicher und schneller, weil Excel jeden Ausdruck nur einmal berechnet:

=LET(
  netto; B2*C2;
  rabatt; WENN(netto>1000; 0,05; 0);
  netto*(1-rabatt)*1,19
)

Zeilenumbrüche in der Bearbeitungsleiste fügen Sie mit Alt+Eingabe ein. Gerade bei Formeln, die andere Personen später pflegen sollen, lohnt diese Gliederung.

LAMBDA geht einen Schritt weiter und macht aus einer Formel eine eigene Funktion. Im Namens-Manager (Formeln, Namens-Manager) legen Sie zum Beispiel den Namen BRUTTO mit folgendem Inhalt an:

=LAMBDA(netto; satz; RUNDEN(netto*(1+satz); 2))

Danach steht in der ganzen Arbeitsmappe =BRUTTO(B2; 19%) zur Verfügung. Zusammen mit Hilfsfunktionen wie NACHZEILE (BYROW) oder ZUORDNEN (MAP) lassen sich Berechnungen auf ganze Bereiche anwenden. Für viele Fachabteilungen ist LAMBDA der Punkt, an dem Excel-Formeln die Rolle kleiner VBA-Funktionen übernehmen können, ohne dass die Datei Makros enthalten muss. Der Nachteil: Wer die Mappe öffnet, sieht die Logik nicht in der Zelle, sondern muss im Namens-Manager nachsehen. Eine kurze Dokumentation im Kommentarfeld des Namens hilft.

Wo Formeln an Grenzen stoßen

Excel-Formeln sind mächtig, aber nicht für jede Aufgabe das richtige Werkzeug. Drei Warnsignale sind typisch:

• Daten werden jede Woche gleich aufbereitet. Wer Exporte immer wieder bereinigt, Spalten umbenennt und Dateien zusammenführt, ist mit Power Query besser bedient. Die Abfrage merkt sich die Schritte und wiederholt sie auf Knopfdruck.
• Die Datei wird groß und langsam. Hunderttausende Zeilen mit vielen Formeln, Bezüge auf ganze Spalten und flüchtige Funktionen wie HEUTE oder INDIREKT bremsen jede Neuberechnung. Hier hilft ein Datenmodell oder der Umstieg auf ein BI-Werkzeug; Hinweise dazu gibt der Infothek-Beitrag Power BI und Co. optimal nutzen.
• Mehrere Personen bearbeiten dieselbe Mappe als Datenbank. Spätestens dann drohen widersprüchliche Stände und versehentlich überschriebene Formeln.

Daneben verändert KI die Arbeit mit Excel. Copilot in Microsoft 365 kann Formeln vorschlagen, erklären und Auswertungen per Spracheingabe erstellen; wie das in der Praxis aussieht, zeigt der Beitrag Komplexe Berichte in Excel per Spracheingabe. Das ersetzt das Verständnis der Funktionen aber nicht. Wer prüfen soll, ob ein vorgeschlagener XVERWEIS den richtigen Bereich trifft, muss wissen, wie er funktioniert.

Was das für Ihren Arbeitsalltag bedeutet

Die größte Wirkung haben nicht exotische Funktionen, sondern einige Gewohnheiten: Daten als formatierte Tabelle anlegen, XVERWEIS statt SVERWEIS verwenden, SUMMEWENNS und ZÄHLENWENNS für Auswertungen nutzen und Berichte mit FILTER und SORTIEREN so bauen, dass sie sich selbst aktualisieren. Wer das beherrscht, spart im Büroalltag spürbar Zeit und produziert weniger Fehler durch Kopieren und Einfügen.

Für Unternehmen ist die Versionsfrage mindestens so wichtig wie die Schulung. Solange ein Teil der Belegschaft mit einer veralteten Kaufversion arbeitet, lassen sich die modernen Funktionen nicht verlässlich in gemeinsamen Vorlagen einsetzen. Seit Excel 2016 und 2019 keine Sicherheitsupdates mehr erhalten, gibt es dafür zusätzlich einen guten Grund aus Sicht der IT-Sicherheit.

Wenn Sie Ihre Teams im Umgang mit Excel und den übrigen Microsoft-365-Anwendungen schulen möchten, finden Sie Seminare und Coaching auf der Themenseite Effektive Nutzung von Microsoft 365.

Häufige Fragen zu Excel-Funktionen

Warum zeigt eine Formel den Fehler #NAME?

Meist kennt Excel den Funktionsnamen nicht. Entweder ist er falsch geschrieben, eine englische Funktion wurde in die deutsche Fassung kopiert, oder die Funktion gibt es in Ihrer Excel-Version noch nicht, etwa XVERWEIS in Excel 2019.

Wie lassen sich mehrere Spalten oder Zeilen auf einmal summieren?

Markieren Sie die Zahlen und eine leere Zeile oder Spalte daneben und drücken Sie Alt+Umschalt+0. Excel fügt für jede Spalte eine SUMME-Formel ein. In Anleitungen, auch in denen von Microsoft, heißt diese Tastenkombination Alt+=; auf der deutschen Tastatur liegt das Gleichheitszeichen auf Umschalt+0.

Funktionieren Arbeitsmappen mit dynamischen Arrays in älteren Versionen?

Eingeschränkt. Formeln, die auch ältere Versionen kennen, erscheinen dort als klassische Matrixformeln, die sich nicht automatisch in der Größe anpassen. Formeln mit Funktionen, die es in der älteren Version nicht gibt, etwa FILTER oder XVERWEIS, werden dort unter Umständen nicht korrekt berechnet. Für den Austausch mit externen Partnern ist es oft sicherer, das Ergebnis als Werte oder als PDF weiterzugeben.

Lohnt sich LAMBDA für normale Anwenderinnen und Anwender?

Für einzelne Berechnungen kaum. Interessant wird LAMBDA, wenn dieselbe Logik in vielen Zellen oder Mappen gebraucht wird, etwa eine firmenspezifische Provisionsberechnung. Dann sinkt das Fehlerrisiko, weil die Regel nur noch an einer Stelle gepflegt wird.