Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit Microsoft Power Automate: So reduzieren Sie den manuellen Aufwand

Von der E-Mail direkt ins Buchhaltungssystem - Rechnungsdaten digital erfassen und verarbeiten

Eingangsrechnungen per Hand zu prüfen, abzutippen und ins Buchhaltungssystem zu übertragen, bindet regelmäßig wertvolle Arbeitszeit - und ist fehleranfällig. In vielen Unternehmen landen Rechnungen immer noch als E-Mail-Anhang im Posteingang, werden ausgedruckt und händisch verarbeitet oder in Excel-Tabellen dokumentiert.

Mit Microsoft Power Automate digitalisieren Sie diesen Prozess vollständig: Rechnungen werden automatisch aus E-Mails extrahiert, relevante Daten (wie Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant, Fälligkeitsdatum) direkt erkannt und strukturiert ins Buchhaltungs- oder ERP-System übertragen - revisionssicher, effizient und ohne manuelle Zwischenschritte.

Warum die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung?

• Effizienz: Verkürzung der Durchlaufzeiten - vom Rechnungseingang bis zur Freigabe und Verbuchung.
• Fehlervermeidung: Reduktion von Übertragungsfehlern und Dubletten durch automatische Datenerfassung.
• Kosteneinsparung: Ressourcenschonung durch weniger monotone Routinearbeiten für Ihr Team.
• Compliance & Nachvollziehbarkeit: Zentrale Protokollierung und vollständige Transparenz über alle Prozessschritte.
• Skalierbarkeit: Gleichbleibende Prozessqualität - auch bei wachsendem Rechnungsvolumen.

Typische Herausforderungen der manuellen Rechnungsverarbeitung

• Hoher Zeitaufwand beim manuellen Auslesen und Übertragen von Daten.
• Fehler und Medienbrüche (z. B. beim Eintippen, Abgleichen oder Nachfassen).
• Fehlende Integration zwischen E-Mail-System, Buchhaltung und DMS.
• Komplexe Prüf- und Freigabeschritte bei Sonderfällen (Skonto, Teilleistungen, Anlagenbuchungen).
• Unterschiedliche Rechnungsformate und Anhänge (PDF, XML, JPG).

Ziel: Ein ganzheitlich digitalisierter Rechnungsworkflow von Eingang über Prüfung bis zur Verbuchung und Archivierung.

Power Automate & AI Builder als Lösung für digitale Rechnungsverarbeitung

Mit Microsoft Power Automate und dem integrierten AI Builder steht eine leistungsstarke Low-Code-Plattform zur Verfügung, um Rechnungen automatisiert auszulesen, zu validieren und weiterzuverarbeiten:

• Automatisierte E-Mail-Verarbeitung: Überwachung definierter Postfächer (z. B. rechnungen@firma.de) und Auslösen des Prozesses bei jeder eingehenden Rechnung.
• AI-gestützte Dokumentenerkennung: KI-Modelle extrahieren Rechnungsdaten wie Betrag, Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, IBAN etc. vollautomatisch aus PDF- oder Bildanhängen.
• Datenauslese & Validierung: Abgleich der extrahierten Werte mit Stammdaten, Erkennung von Duplikaten oder Fehlern.
• Direkter Import ins Buchhaltungssystem: Nahtlose Übertragung der Rechnungsdaten an ERP, DATEV, SAP, Dynamics 365 oder andere Buchhaltungs-/DMS-Plattformen per Konnektor.
• Transparente Protokollierung: Automatische Protokolle sämtlicher Aktionen für Compliance-/Audit-Zwecke.
• Flexible Fehlerbehandlung & Eskalation: Automatische Benachrichtigung bei fehlenden Pflichtfeldern, Unstimmigkeiten oder zur manuellen Nachbearbeitung.

Blueprint: Schritt-für-Schritt zur automatisierten Rechnungsverarbeitung

1. Prozessaufnahme & Zieldefinition

• Welche Rechnungsquellen & Formate müssen abgedeckt werden (PDF, Bild, XML)?
• Welche Datenfelder sind für die Buchhaltung und Compliance relevant?
• Welche Prüf- und Freigabeschritte sind erforderlich (z. B. 4-Augen-Prinzip, Betragsgrenzen)?

2. Aufbau des Power Automate-Flows

• Trigger: Eintreffende E-Mail in definiertem Postfach.
• Extraktion: Über AI Builder Dokumentenverarbeitung die Anhänge analysieren und relevante Daten identifizieren.
• Validierung: Abgleich extrahierter Daten mit Lieferantenstamm, offene Bestellungen oder Rechnungsprüfung im ERP.
• Fehlerrouting: Automatische Zuweisung an Sachbearbeiter, wenn Werte fehlen/unplausibel sind.
• Weitergabe: Direkter Import oder Übergabe der Daten an Buchhaltungs-/ERP-System und automatische Archivierung im DMS. Optional: Start eines Genehmigungsworkflows bei notwendigen Freigaben.

3. Automatisches Aufgaben- und Benachrichtigungsmanagement

• Zuordnung von Prüfaufgaben direkt in Microsoft Teams oder per E-Mail.
• Statusupdates an Finanzabteilung und Antragsteller.
• Lückenlose Dokumentation aller Aktionen und Entscheidungen.

4. Integration mit Drittsystemen

• Übergabe genehmigter und verbuchter Rechnungen ins ERP (SAP, NAV, DATEV etc.).
• Automatische Ablage im digitalen Archiv/DMS.
• Möglichkeit zur Verknüpfung mit Zahlungsfreigaben, Mahnwesen oder Kostenstellenmanagement.

Best Practices aus der Praxis

• Pilotieren & Iterieren: Starten Sie mit einem eindeutigen Rechnungstyp (z. B. Standard-PDF) und optimieren Sie die Erkennungsraten schrittweise.
• Stammdatenpflege: Stellen Sie die Qualität von Lieferanten- und Kontendaten sicher, um fehlerfreie Zuordnung zu gewährleisten.
• Vorlagen- & Lernmodelle für KI: Trainieren Sie AI Builder-Modelle regelmäßig mit neuen Beispielen und passen Sie diese an wechselnde Lieferantenformate an.
• Schulungen & Change-Management: Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen, Schulungen und Testläufe durchführen.
• Klare Eskalationswege: Definieren Sie, wie und an wen Prozessunterbrechungen gemeldet sowie zeitnah gelöst werden.

Typische Fehlerquellen und wie Sie diese vermeiden

• Formatvielfalt & Unvollständigkeit: Nutzen Sie KI-Modelle, die mit mehreren Layouts und Sprachen umgehen können.
• Fehlende Datenvalidierung: Implementieren Sie Plausibilitätsprüfungen und Dublettenchecks direkt im Flow.
• Datenschutz & Compliance: Sorgen Sie für DSGVO-konforme Speicherung und Protokollierung, löschen Sie Alt-Daten regelmäßig.
• Überlastung der Sachbearbeitung: Automatisieren Sie Routineprüfungen, lassen Sie nur Ausnahmen manuell prüfen.

Roadmap zur Einführung der automatisierten Rechnungsverarbeitung

1. Prozessanalyse & Zieldefinition: Wo treten die größten Medienbrüche auf, wie viele Rechnungen sind betroffen?
2. Systemlandschaft bewerten: Welche ERP-, DMS- und E-Mail-Systeme sind im Einsatz? Gibt es bereits APIs oder fertige Konnektoren?
3. Pilot-Workflow umsetzen: Mit typischen Standardrechnungen starten und die ersten Daten automatisiert verarbeiten.
4. Modelltraining & Optimierung: AI Builder-Modelle regelmäßig mit neuen Rechnungen trainieren, Performance überwachen.
5. Anbindung und Rollout: Schrittweise Erweiterung auf weitere Rechnungstypen, Lieferanten, Standorte und Prozesse.
6. Monitoring, Support, Skalierung: Feste Zuständigkeiten etablieren, Monitoring-Tools aktivieren, regelmäßige Audits durchführen.

Fazit: Effiziente, digitale Rechnungsverarbeitung als Hebel für moderne Finanzprozesse

Mit Microsoft Power Automate und intelligenten KI-Funktionen digitalisieren Sie den kompletten Rechnungseingangsprozess. Sie minimieren Fehler, entlasten Ihr Team von Routineaufgaben und erfüllen steigende Compliance-Vorgaben - hochskalierbar, nachvollziehbar und zukunftssicher.

Sie möchten Ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren? Kontaktieren Sie uns für einen Workshop oder eine individuelle Analyse Ihrer Finanzprozesse mit Power Automate!