Automatisierungsprojekte im IT-Team eigenständig umsetzen - Vom Einsteiger zum Profi mit RPA, Low-Code & API-Integration

Prozessautomatisierung ist heute weit mehr als ein Hype - sie wird zum zentralen Erfolgsfaktor für IT-Teams, die Effizienz, Fehlerfreiheit und Innovationskraft im Unternehmen steigern wollen. Doch was tun, wenn das nötige Praxiswissen im Team fehlt und moderne Automatisierungstools wie RPA, Low-Code-Plattformen oder API-Services Neuland sind?

Der folgende Leitfaden zeigt, wie Sie als IT-Verantwortlicher, Prozessmanager oder Citizen Developer Schritt für Schritt von den ersten Gehversuchen zur souveränen Durchführung eigener Automatisierungsprojekte kommen - unabhängig davon, ob Ihr Team bereits Erfahrungen hat oder den Einstieg wagt.

Warum sollten IT-Teams Automatisierungs-Know-how intern aufbauen?

• Unabhängigkeit & Agilität: Schnelle Umsetzung von Automatisierungsinitiativen ohne externe Abhängigkeit.
• Skalierbarkeit: Kompetente Teams automatisieren Workflows über den Pilot hinaus - von Fachbereich zu Fachbereich.
• Sicherstellung von Governance: Interne Mitarbeiter kennen die IT-Landschaft, Compliance-Anforderungen und Sicherheitsrichtlinien am besten.
• Kostenersparnis: Weniger Beratungsaufwand, schnellere Ergebnisse, flexible Ressourcenplanung.

Schritt 1: Einstieg und Wissensaufbau - Praxis statt graue Theorie

In klassischen IT-Abteilungen ist das Wissen rund um RPA, Low-Code und API-Integration oft noch lückenhaft. Lernen Sie am besten:

• Hands-on-Workshops (online/präsenz): Kombinieren Sie Theorie und viele praktische Übungen an Ihren eigenen Prozessen.
• Tool-orientierte Trainings: Wählen Sie gezielt Schulungen für Plattformen wie UiPath, Power Automate, Automation Anywhere oder Blue Prism.
• Steigende Komplexität: Starten Sie mit einfachen Prozessen (z.B. Datentransfer, Report-Generierung) und steigern Sie sich zu API-Anbindungen oder Machine Learning-Szenarien.
• Best Practices & Fehlerkultur: Lernen Sie aus echten Praxisbeispielen, Erfolgsfaktoren und typischen Stolperfallen.

Exemplarischer Ablauf eines Praxisworkshops:

• Einführung in Automatisierung & RPA
• Überblick zu Workflow-Entwicklung und Best Practices
• Live-Demo: Erstellung eines ersten Automatisierungsbots
• Eigenständiges Üben mit Guidelines und Trainerfeedback
• Q&A-Session und Transfer in Ihre individuellen Abläufe

Schritt 2: Tool-Auswahl - Welche Plattform passt zu Ihrem Team?

Bei RPA und Low-Code-Plattformen gibt es keine Einheitslösung. Wichtige Auswahlkriterien für Ihr IT-Team:

• Unterstützte Prozesse & Schnittstellen: Welche Tools docken einfach an Ihre vorhandenen Systeme (ERP, Office, Web-APIs) an?
• Komfort & Lernkurve: Wie intuitiv ist das User Interface? Ist Drag-and-Drop möglich? Eignet sich das Tool für Citizen Developer?
• Training & Community: Bieten Hersteller offene Ressourcen, Foren, Webinare und Zertifizierungen? Wie stark ist die DACH-Community?
• Kosten & Lizenzen: Transparente Preise, Pay-per-User, Academy- oder Enterprise-Lizenzen? Kalkulieren Sie die Folgekosten für Skalierung!

Typische Tools:

• UiPath (sehr verbreitet in Deutschland, große Lernressourcen)
• Microsoft Power Automate (oft direkt mit O365 verbunden, gut für Citizen Developers)
• Automation Anywhere, Blue Prism (starke Enterprise-Funktionen)
• Weitere Low-Code Plattformen wie Make, Zapier, Joget, Mendix

Schritt 3: Von der ersten Automatisierung zum nachhaltigen Skill-Aufbau

Der Weg vom Pilotprojekt zum automatisierungsstarken Team umfasst:

1. Pilotprozess auswählen und als Lernobjekt nutzen

   • Wählen Sie einen realen, kleinen Prozess mit hohem Automatisierungspotenzial (z.B. Rechnungsexport, Datenabgleich, automatisierte E-Mail-Verarbeitung).
   • Bauen Sie gemeinsam einen Proof-of-Concept - idealerweise bereits im Workshop.

2. Teamrollen und Verantwortlichkeiten klären

   • Wer wird "Citizen Developer", wer übernimmt Monitoring, wer den Support?
   • Rollenmodelle helfen, Know-how gezielt zu fördern und zu verteilen.

3. Wissensmanagement & interne Community aufbauen

   • Schaffen Sie Austauschformate: Inhouse-Meetups, Showcases, Best Practice Doku (Wiki, MS Teams, Confluence…)
   • Teilen Sie Learnings aus Fehlern und Erfolgsgeschichten.

4. Zertifizierung & kontinuierliche Weiterbildung

   • Fördern Sie Herstellerzertifikate (z.B. UiPath Academy, Microsoft PL-900) und regelmäßige Auffrischung durch Praxisworkshops.

Praxisbeispiel: IT-Team etabliert RPA-Kompetenz mit Workshops und Coaching

Ein IT-Team eines deutschen Mittelständlers wurde erstmals mit der Aufgabe betraut, wiederkehrende Spezialistenabläufe (z.B. Datenmigration, Excel-Reports, E-Mail-Weiterleitungen) zu automatisieren. Anfangs bestand große Skepsis - viele hatten noch nie mit RPA gearbeitet.

Nach einer kompakten Einführungsveranstaltung mit Hands-on-Anteil wuchs das Vertrauen: Das Team setzte im Workshop mit einem erfahrenen Coach den ersten Bot produktiv auf. Über ein Blended-Learning-Format mit Online-Trainingsmodulen und regelmäßigen Q&A-Sessions wurde das initiale Know-how schnell erweitert. Bereits nach einigen Wochen konnten eigene Workflows gebaut und bestehende Prozesse kontinuierlich optimiert werden - ganz ohne externe Dienstleister.

Tipps für die Praxis: Häufige Fehler vermeiden

• Projekte nicht zu groß starten: Kleine, gut abgrenzbare Automatisierung als Initialprojekt wählen.
• Schulungsformate dem Team anpassen: Praxis statt Frontalunterricht, möglichst an echten Use Cases üben.
• Kein Tool ohne Governance: Von Anfang an Berechtigungskonzepte, Logging und Monitoring berücksichtigen.
• Wissenssilos vermeiden: Erfahrungen dokumentieren und im Team regelmäßig austauschen.
• Die IT-Architektur nicht überfordern: API-Integrationen und neue Prozesse zuerst in Testumgebungen erproben.

Fazit: Automatisierungskompetenz macht Ihr Team digital unabhängiger

Dank zielgerichteter Trainings, passender Tool-Auswahl und praxisnaher Umsetzungsphasen können IT-Teams schon innerhalb weniger Wochen nachhaltige Automatisierungslösungen entwickeln und betreiben. Je mehr praktische Erfahrung Ihre Mitarbeiter sammeln, desto größer das Automatisierungspotenzial im Unternehmen - und desto geringer die Abhängigkeit von externen Dienstleistern.

Sie möchten mehr erfahren oder suchen ein passgenaues Workshop- oder Coaching-Konzept für Ihr IT-Team? Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch und Praxisberatung rund um Prozessautomatisierung und Skillaufbau!