Berichte automatisieren & Legacy-Systeme integrieren: Wie gelingt der digitale Workflow?

Warum stehen so viele Unternehmen vor dem Modernisierungs-Dilemma?

Der deutsche Mittelstand und viele größere Unternehmen setzen weiterhin auf bewährte, oft Jahrzehnte alte IT-Systeme - sogenannte Legacy-Systeme. Sie bilden das Rückgrat zentraler Geschäftsprozesse, sind jedoch meist schwer zu erweitern, teuer im Unterhalt und bieten kaum Schnittstellen für moderne digitale Tools. Gleichzeitig nehmen Anforderungen an Reporting, Datenverfügbarkeit und Prozessgeschwindigkeit stetig zu. Die Folge: Manuelle, fehleranfällige Berichterstattung, enorme Aufwände und gebundene Fachkräfte.

Die Lösung: Die Automatisierung repetitiver Reports und die reibungslose Integration von Legacy-Systemen in moderne, digitale Workflows! So reduzieren Sie Fehler, Komplexität und schaffen Freiräume für strategische Aufgaben Ihrer Teams.

Typische Stolpersteine bei der Automatisierung & Integration

• Dateninseln: Legacy-Systeme bieten oft keine standardisierten Schnittstellen (APIs), Datenformate oder Echtzeit-Anbindung.
• Manuelle Brüche im Prozess: Daten müssen von Mitarbeitern händisch übertragen, konsolidiert oder korrigiert werden - Fehler sind vorprogrammiert.
• Komplexe IT-Landschaften: Unterschiedliche Systeme, viele gewachsene Eigenentwicklungen, mangelnde Dokumentation.
• Widerstand im Fachbereich: Angst vor Kontrollverlust oder fehlendem Know-how blockiert oft den Wandel.
• Sicherheits- und Compliance-Anforderungen: Besonders hoch in regulierten Branchen (z. B. Finanzen, Health/Pharma).

Schritt-für-Schritt: So gehen Sie bei der Workflow-Automatisierung und Legacy-Integration vor

1. Prozesse und berichten identifizieren und priorisieren

• Welche Reports sind besonders zeit- und ressourcenintensiv?
• Wo entstehen regelmäßig Fehler oder Engpässe in Ihrer Prozesslandschaft?

2. Prozessaufnahme und -dokumentation

• Erfassen Sie gemeinsam mit IT und Fachbereich den IST-Prozess inklusive aller manuellen Zwischenschritte.
• Notieren Sie Medienbrüche, typische Fehlerquellen und Verantwortlichkeiten.

3. Technische Möglichkeiten evaluieren

• Prüfen Sie, welche Daten aus Ihrem Legacy-System bereits über Schnittstellen, Batch-Exports oder Datenbankzugriffe automatisiert bezogen werden könnten.
• Analysieren Sie, welche modernen Tools sich anbinden lassen (z. B. RPA, Middleware, Business Intelligence-Plattformen, Prozessautomatisierungs-Suiten).

4. Zielbild und Automatisierungspotenziale festlegen

• Definieren Sie ein "Zielbild": Wie soll der ideale digitale End-to-End-Workflow aussehen? Wie weit möchten Sie automatisieren?
• Identifizieren Sie Quick-Wins und legen Sie priorisierte Automatisierungsschritte fest.

5. Pilotierung & schrittweiser Roll-Out

• Starten Sie mit einem Pilotprozess (z. B. Monatsreporting im Finance-Bereich).
• Wählen Sie ein Werkzeug (z. B. Robotic Process Automation, Integration Platform as a Service, spezialisierte Reporting-Tools), das mit Ihrem Legacy-System kommunizieren kann.
• Holen Sie kontinuierlich Feedback aus den beteiligten Abteilungen ein.

6. Migration erweitern und kontinuierlich optimieren

• Übertragen Sie erfolgreiche Piloten sukzessive auf weitere Berichte und Prozesse.
• Etablieren Sie Monitoring (KPIs wie Fehlerquote, Prozesskosten, Durchlaufzeit, Nutzerzufriedenheit) und sorgen Sie für Wissenstransfer im Team.

Praxisbeispiel: Automatisierung eines Finance-Reports mit Legacy-Anbindung

Ein mittelständisches Fertigungsunternehmen kämpfte mit einem täglichen manuellen Reporting. Quellen waren ein altes ERP, Excel-Tabellen und mehrere Insellösungen. Die manuelle Auswertung durch die Finanzabteilung dauerte mehrere Stunden - Fehler durch Copy-Paste waren häufig.

Die Lösung:

• Analyse und Dokumentation des bestehenden Ablaufs mit allen Medienbrüchen
• Entwicklung eines RPA-Bots, der Daten automatisch aus dem Legacy-ERP entnimmt und mit Cloud-BI-Tools (z. B. Power BI) verknüpft
• Automatisierte Erstellung und Versand des Reports jeden Morgen
• Einführung von Prozessmonitoring und Alerting für fehlerhafte Datensätze

Das Ergebnis:

• Reduktion der manuellen Tätigkeiten um > 80 %
• Kaum noch Übertragungsfehler, weniger Korrekturschleifen
• Finanzteam kann sich auf Analysen und Planung statt Datensammlung konzentrieren

Technologien & Werkzeuge für die Automatisierung und Integration

• Robotic Process Automation (RPA): Überwindet fehlende Schnittstellen durch Simulation manueller Tätigkeiten, ideal für wiederkehrende Aufgaben in Legacy-Anwendungen.
• Prozessautomatisierungsplattformen: Ermöglichen die Orchestrierung komplexer Workflows und die Integration heterogener IT-Landschaften mittels Konnektoren und Low-Code-Ansätzen.
• Middleware & API-Gateways: Schaffen standardisierte Datenzugriffe oder erlauben API-Migration auf Alt-Systemen.
• Business Intelligence & Reporting-Lösungen: Ermöglichen es, verschiedene Datenquellen zusammenzuführen und Reports zu visualisieren.
• Process Mining: Analysiert und optimiert automatisiert bestehende Prozesse für maximale Effizienz.

Branchenübergreifende Tipps für die Integration altgedienter IT-Systeme

• Bringen Sie IT und Fachbereich an einen Tisch: Gemeinsame Prozessaufnahme schafft Akzeptanz und Verständnis.
• Wählen Sie nachhaltige, mitwachsende Technologien: Investieren Sie in flexibel skalierbare Lösungen, die künftige Anforderungen abdecken und Migrationen erleichtern.
• Sicherheit und Compliance nicht vergessen: Gilt besonders in streng regulierten Branchen - Compliance-by-Design von Anfang an berücksichtigen!
• Change-Management einplanen: Schaffen Sie Qualifizierungsangebote, transparente Kommunikation und zeigen Sie betroffenen Mitarbeitenden die Vorteile der Automatisierung auf.

FAQs - Was Unternehmen zur Berichtsautomatisierung und Legacy-Integration wissen sollten

Müssen Legacy-Systeme immer vollständig ersetzt werden?

Nein - häufig können Teilautomatisierung und gezielte Schnittstellenbindung Kostenvorteile und enorme Effizienzsteigerungen erzielen, ohne hohe Migrationsrisiken.

Wie gelingt der Einstieg in die Automatisierung?

Fangen Sie mit Prozessen an, die einen hohen Standardisierungsgrad, wiederkehrende Reportings oder viele Medienbrüche aufweisen. Hier bringen Automatisierung und Integration den größten Nutzen.

Wie kann ich langfristig von Integration und Automatisierung profitieren?

Regelmäßiges Monitoring der KPIs, flexible Erweiterbarkeit und ein kontinuierliches Change-Management sind unerlässlich, um dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben.

Fazit: Schrittweise zur digitalen Prozesskultur

Die Modernisierung und Automatisierung von Berichten sowie die Integration alter IT-Systeme sind kein Sprint, sondern ein strategischer, aber lohnender Marathon: Sie setzen Ressourcen frei, vermeiden Fehler, bringen Tempo und Transparenz in Ihre Fachprozesse. Entscheidend ist ein pragmatischer, schrittweiser Ansatz - und der Wille, auch etablierte Wege neu zu denken.

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