Prozessmanagement-Teams befähigen: Mit Coaching und Schulung zur erfolgreichen Workflow-Automatisierung

Viele Unternehmen stehen vor einer zentralen Herausforderung: Wie machen wir unser internes Prozessmanagement-Team fit, damit es eigenständig digitale Workflows modellieren, automatisieren und pflegen kann? Gerade in einer zunehmend digitalisierten Geschäftslandschaft ist es entscheidend, das nötige Know-how im eigenen Haus aufzubauen - und damit nicht mehr von externen Dienstleistern oder Beratern abhängig zu sein.

Dieser Leitfaden zeigt klar strukturiert und praxisnah, wie Sie Ihr Team gezielt weiterentwickeln. Sie erfahren, welche Methoden und Workshop-Formate sich bewährt haben, wie Sie typische Stolpersteine vermeiden und welche Werkzeuge Ihr Team wirklich weiterbringen.

Warum eigenständige Prozessautomatisierung für Unternehmen ein Erfolgsfaktor ist

• Schnelle Innovationszyklen: Fachbereiche können neue oder veränderte Workflows selbstständig umsetzen und anpassen.
• Kosten- und Ressourceneffizienz: Reduzierte Fremdkosten und bessere Nutzung interner Ressourcen.
• Wissenstransfer & Unabhängigkeit: Kompetenzen bleiben im Unternehmen und fördern nachhaltiges Wachstum.
• Wettbewerbsvorteil: Schnelle Reaktionsfähigkeit bei Markt- oder Prozessveränderungen.

Schritt 1: Analyse des Qualifizierungsbedarfs und der Ziele

Starten Sie mit einem strukturierten Kompetenz-Check:

• Welche Grundlagen zum Thema BPM (Business Process Management), Prozessmodellierung und Workflow-Tools sind im Team bereits vorhanden?
• Gibt es Erfahrungen mit BPMN 2.0, Automatisierung (z.B. RPA) oder API-Anbindung?
• Welche Prozesse sollen künftig vorrangig intern modelliert bzw. automatisiert werden?

Praxis-Tipp: Erstellen Sie eine Übersicht der bestehenden Prozesse und Tools, um individuelle Lernziele für Ihr Team abzuleiten.

Schritt 2: Passende Coaching- und Schulungsformate auswählen

Individuelles Coaching

• 1:1 oder in Kleingruppen (on- oder offline)
• Praxisnahe Unterstützung bei konkreten Prozessen und aktuellen Herausforderungen
• Ziel: Direkter Wissenstransfer und Unterstützung beim Aufbau realer Workflows

Workshops und Seminare

• Intensiv-Workshops zu BPMN 2.0, Workflow-Design, Prozessautomatisierung und RPA-Integration
• Hands-on-Trainings zur Arbeit mit Ihrer BPM-Plattform (z.B. Camunda, Microsoft Power Automate, Nintex)
• Blended Learning: Kombination aus Selbstlernmodulen und Expertensessions

Unternehmensinterne Trainings & Communities

• Aufbau interner Community of Practice ("Prozessmanagement-Gilde”)
• Regelmäßiger Erfahrungsaustausch, Best Practice-Sessions & Peer Learning

Schritt 3: Praxisorientiertes Lernen mit Workflows am eigenen Beispiel

Eine erfolgreiche Qualifizierung lebt von echter Anwendung im Unternehmenskontext:

• Wählen Sie einen zentralen Pilotprozess (z.B. Bestellanforderung, Kunden-Onboarding)
• Modellieren und automatisieren Sie diesen mit dem Coaching-Team gemeinsam
• Gehen Sie dabei iterativ vor: Vom einfachen Ist-Prozess zur kontinuierlichen Verbesserung (KVP)

Praxisbeispiel Ein internationaler Logistikdienstleister schult sein internes Team in Workshop-Formaten. Schritt für Schritt werden neue Abläufe von der Prozessaufnahme bis zur vollständigen Automatisierung (inklusive Schnittstellen zu SAP und RPA-Bots) umgesetzt. Nach drei Coaching-Sessions kann das Team eigenständig Workflows für die tägliche Logistik modellieren und automatisieren. Fehlerquellen sinken, manuelle Tätigkeiten verschwinden - und die Innovationsfrequenz steigt deutlich.

Schritt 4: Werkzeuge und Methoden für nachhaltigen Erfolg

• BPMN 2.0 als Standard: Machen Sie sich mit den wichtigsten Symbolen, Regeln und Prinzipien vertraut
• Low-Code- und No-Code-Plattformen: Senken die Einstiegshürde für Prozessmanagement-Teams ohne tiefgehende IT-Kenntnisse (z.B. Power Automate, Nintex)
• Vorlagen & Best Practices: Nutzen Sie Templates aus Ihrer Plattform oder von Experten und erweitern Sie diese schrittweise
• Testen & Simulieren: Validieren Sie neue Workflows vor dem Live-Gang mit Simulationen und Testdaten
• Process Mining & Monitoring: Analysieren Sie Workflow-Performance, identifizieren Sie Engpässe und fördern Sie kontinuierliche Prozessoptimierung

Praxis-Tipp: Dokumentieren Sie jede Automatisierung (inklusive Ausnahmen und Fehlerbehandlung), um Wissen langfristig zu sichern und weiterzugeben.

Schritt 5: Verstetigung und Ausbau der Kompetenzen

• Regelmäßige Feedback-Runden: Stimmen Sie Lernfortschritte ab, sammeln Sie Hindernisse ein und passen Sie den Qualifizierungsplan an
• Erfolgreiche Beispiele als Referenz: Motivieren Sie das Team durch sichtbare Quick Wins und Anerkennung
• Zertifizierungen und Weiterbildungen: Nutzen Sie externe Anbieter (z.B. BPMN Foundation, Camunda Certified), um Know-how strukturiert zu vertiefen

FAQ: Schulung und Coaching für BPM- und Workflow-Automatisierung

Wie aufwendig ist die Qualifizierung für BPM-Software in der Praxis? Abhängig von Vorkenntnissen reichen bereits wenige Coaching-Sessions für Basis-Workflows. Komplexe Automatisierungen und Integrationen (z.B. RPA, SAP-Anbindung) benötigen meist mehrere Wochen strukturierter Workshops und Praxisaufgaben.

Für wen sind BPM-Coachings besonders geeignet? Für Prozessverantwortliche, IT-Teams, Organisationsentwickler und Digitalisierungsbeauftragte, die aktiv im Workflow-Design mitarbeiten und ihr Unternehmen zukunftsfähig aufstellen möchten.

Welche Tools eignen sich für Schulungen und Self-Service-Automatisierung? Camunda, Microsoft Power Automate, Nintex und IBM BPM sind weit verbreitet. Wichtig ist vor allem, dass die Plattform intuitive Design-Werkzeuge, Simulationsmöglichkeiten und ausführliche Dokumentation bietet.

Gibt es Fördermöglichkeiten für Weiterbildungen? In Deutschland werden Qualifizierungsmaßnahmen zur Digitalisierung häufig über Programme wie die Digitalprämie oder Regionalförderungen unterstützt.

Fazit: Selbstständige Prozessautomatisierung als Wettbewerbsvorteil

Wenn Sie Ihr Team gezielt qualifizieren, steigern Sie nicht nur Effizienz und Flexibilität: Sie schaffen auch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Innovation. Mit der richtigen Kombination aus Coaching, Schulung und Praxiseinsatz wird aus "externer Abhängigkeit" echte interne Kompetenz - und damit nachhaltiger Unternehmenserfolg.

Jetzt Kontakt aufnehmen: Wir bieten maßgeschneiderte Coaching- und Schulungspakete für interne Prozessmanagement-Teams im Mittelstand - ob vor Ort, online oder hybrid. Lassen Sie uns gemeinsam besprechen, wie wir Ihr Team fit für die digitale Prozessautomatisierung machen!