Data Governance: Datenqualität und Datensicherheit als Compliance-Faktor

Regulatorische Anforderungen erfolgreich meistern

Praxisleitfaden für Datenschutzbeauftragte und IT-Security-Teams

Die zunehmende Digitalisierung und stetig wachsende Datenschätze führen dazu, dass Unternehmen sich verstärkt mit regulatorischen Anforderungen auseinandersetzen müssen. Gerade im Finanzsektor und anderen regulierten Branchen stellt sicherzustellen, dass Datenqualität und Datensicherheit den Vorgaben entsprechen, einen essenziellen Wettbewerbsvorteil und Absicherungsfaktor dar.

Doch wie gelingt es, die gesetzlichen Vorgaben zuverlässig einzuhalten und Compliance-Audits souverän zu bestehen, ohne dabei operative Prozesse auszubremsen?

Relevante Herausforderungen rund um Datenqualität und Sicherheit

Viele Organisationen stehen vor diesen typischen Problemen:

• Verteilte Datensilos: Unterschiedliche Systeme und Abteilungen pflegen Daten inkonsistent – Folge sind widersprüchliche Informationen.
• Mangelnde Datenvalidierung: Fehlerhafte, veraltete oder unvollständige Daten verursachen operative Risiken.
• Unsichere Speicherorte: Unzureichend gesicherte Speicherlösungen gefährden sensible Informationen.
• Fehlende Dokumentation: Änderungen und Zugriffe sind kaum nachvollziehbar, was das Audit erschwert.
• Zunehmende Angriffsflächen: Mehr Endpunkte, Cloud-Dienste und Schnittstellen bedeuten mehr Angriffsrisiko.
• Regulatorischer Druck: Vorschriften wie DSGVO, BaFin, MaRisk oder branchenspezifische Auflagen verlangen stringente Nachweise von Datenmanagement, Verarbeitung und Zugriffskontrolle.

Ein zukunftsfähiges, gelebtes Data-Governance-Framework ist daher Pflicht – und schützt vor Haftungsrisiken sowie Vertrauensverlust bei Kunden und Partnern.

Die Lösung: Data Governance als strategische Klammer

Mit einem strukturierten Ansatz für Data Governance lässt sich die Grundlage für Datenqualität, Sicherheit und Compliance schaffen. Die wichtigsten Bausteine:

1. Verbindliche Richtlinien und Verantwortlichkeiten etablieren

• Entwickeln Sie klar dokumentierte Policies für Datenerfassung, -speicherung, -verarbeitung und -löschung.
• Benennen Sie Data Owner, Datenschutzbeauftragte und IT-Sicherheitsverantwortliche mit klaren Rollen.
• Schaffen Sie verbindliche Prozesse rund um Datenklassifizierung (z. B. "streng vertraulich", "öffentlich").

2. Standards für Datenqualität und Datenvalidierung integrieren

• Automatisierte Prüfungen zur Fehlererkennung (z. B. Dubletten, fehlende Pflichtfelder).
• Einführen von Master Data Management (MDM), um Stammdaten konsistent zu halten.
• Periodische Audits auf Datenquellen und Schnittstellen.

3. Technische Maßnahmen zur Datensicherheit umsetzen

• Verschlüsselung sämtlicher sensibler Daten beim Transfer und in der Speicherung.
• Regelmäßige Penetrationstests und Security-Audits.
• Zugriffs- und Rechtekonzepte: Least Privilege Prinzip, Role Based Access Control (RBAC).
• Überwachen Sie verdächtige Aktivitäten mit Security-Information- und Event-Management-Systemen (SIEM).

4. Auditierbarkeit und Nachvollziehbarkeit sicherstellen

• Lückenlose Protokollierung aller Datenzugriffe & Änderungen.
• Revisionssichere Archivierung sensibler Informationen.
• Automatisierte Reporting-Funktionen für Auditzwecke.
• Förderliche Dokumentationskultur im Unternehmen etablieren.

Praxisbeispiel: Data Governance im Finanzsektor

Ein großes deutsches Finanzinstitut kämpfte mit unübersichtlichen Datenhaltungen und wachsenden Audit-Anforderungen. Durch die Einführung zentraler Data-Governance-Richtlinien, automatisierter Validierung und konsistenter Zugriffskontrollen verbesserte das Unternehmen seine Datenlage und bestand strenge externe Audits auf Anhieb. Dabei wurde ein Data-Governance-Office als zentrale Anlaufstelle geschaffen, regelmäßige Mitarbeiterschulungen etabliert und technische Schutzmechanismen umgesetzt – von der Verschlüsselung bis zu regelmäßigen Schwachstellenanalysen.

Das Ergebnis: Mehr Rechtssicherheit, weniger operative Risiken und eine gestärkte Vertrauensbasis gegenüber Kunden, Partnern und Aufsichtsbehörden.

Erfolgsfaktoren für nachhaltige Compliance & Datensicherheit

1. Management-Support: Die Unternehmensleitung sollte Data Governance als Chefsache begreifen.
2. Schulungen & Awareness: Sensibilisieren Sie alle Mitarbeitenden für das Thema Datenschutz und -sicherheit.
3. Interdisziplinäre Teams: Kombinieren Sie Business, IT, Datenschutz und Compliance im Data-Governance-Prozess.
4. Flexibles Framework: Das Regelwerk muss mit gesetzlichen Änderungen und technologischem Wandel Schritt halten.
5. Regelmäßige Self-Assessments: Überprüfen Sie die Wirksamkeit der Maßnahmen fortlaufend mit KPIs und Audits.

Best Practices & Tipps für Datenschutzbeauftragte und IT-Security-Teams

• Nutzen Sie zentrale Data-Governance-Tools für Metadatenmanagement und Richtlinienverwaltung.
• Etablieren Sie Data Stewardship – Bereichsverantwortliche als Multiplikatoren für Datenqualität.
• Automatisieren Sie die Dokumentation und das Reporting so weit wie möglich.
• Achten Sie bei der Tool-Auswahl auf DSGVO-Konformität und Integrationsfähigkeit mit bestehenden Systemen.
• Kommunizieren Sie Erfolgsgeschichten und Quick Wins aktiv im Unternehmen, um Akzeptanz zu erhöhen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zur Data Governance und Compliance

Wie starte ich mit Data Governance? Definieren Sie zunächst Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die kritischsten Datenbereiche. Starten Sie mit einem Pilotprojekt, z. B. bei besonders sensiblen Kunden- oder Finanzdaten.

Welche Tools helfen bei der Umsetzung? Spezialisierte Data-Governance-Lösungen (Collibra, Informatica, Microsoft Purview, Open-Source-Tools), ergänzt durch Identity & Access Management (IAM) und SIEM-Systeme.

Was tun bei Audit-Alarm? Bewahren Sie Ruhe, konsolidieren Sie alle relevanten Nachweise und Dokumentationen, gehen Sie strukturiert und transparent in die externe Prüfung.

Fazit: Sichern Sie regulatorische Konformität und Ihr Unternehmens-Image

Ein ganzheitliches Data-Governance-Framework macht Ihr Unternehmen audit-sicher, verringert Risiken und erleichtert die Umsetzung regulatorischer Vorgaben erheblich. IT-Security, Datenschutz und Compliance profitieren gleichermaßen von konsistenter Datenhaltung, klaren Richtlinien und wirksamen technischen Maßnahmen. Investieren Sie jetzt in nachhaltige Data Governance – für Vertrauen, Effizienz und rechtliche Sicherheit.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Planung oder Umsetzung von Data-Governance-Initiativen? Kontaktieren Sie uns für einen Compliance-Check oder individuelle Beratung!