Geschäftsprozesse automatisieren: Integration von Altsystemen, modernen Anwendungen & E-Mail

Warum Integration das Kernthema für smarte Prozessautomatisierung ist

Jede moderne Organisation kennt die Herausforderung: Wichtige Geschäftsprozesse verlaufen quer durch alte Host-Systeme, E-Mail, Datenbanken und neue Cloud-Anwendungen. Manuelle Übergaben, Medienbrüche und Excel-Workarounds sorgen für hohe Fehlerwahrscheinlichkeit, geringe Geschwindigkeit und einen teuren IT-Betrieb - besonders in Versicherungen und Betrieben mit gewachsener Systemlandschaft.

Process Automation mit UiPath schafft hier Abhilfe - aber nur, wenn alle Systembrüche automatisiert überbrückt werden können. Lesen Sie, wie das gelingt!

UiPath als Integrationsdrehscheibe - was steckt dahinter?

UiPath ist mehr als ‚nur‘ ein Bot für repetitive Aufgaben. Als leistungsstarke RPA-Plattform verbindet UiPath folgende Welten:

• Host/Legacy: Zugriff via Oberflächen-Automation, Terminal-Emulation oder API auf Mainframes und ältere ERP-Systeme.
• Moderne Cloud- und On-Premise-Lösungen: Schnittstellen zu Salesforce, SAP, MS365, Dynamics, DATEV, u.v.m.
• E-Mail & Dokumente: Vollautomatisierte Verarbeitung eingehender Mails (z. B. POSTFÄCHER), PDF-Analyse, Extraktion und Weiterverarbeitung.
• Datenbanken und Webservices: Standardisierte Anbindungen per REST/SOAP, SQL oder direkte API-Calls ermöglichen den schnellen und sicheren Datenaustausch.

Mit dem UiPath Orchestrator können Sie Deployments, Monitoring, Sicherheit und komplexes Scheduling zentral steuern - auch über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg.

Typische Integrations- und Automatisierungsszenarien aus der Praxis

• Versicherungsfallbearbeitung: Daten aus Altsystem, Sachbearbeiter-E-Mail und modernem CRM automatisiert zusammenführen, prüfen und in Workflows steuern.
• Input-Management: Automatische Verschlagwortung und Weiterleitung von E-Mails mit Anhängen in eine Dokumentenmanagement-Plattform.
• Kundenprozesse: End-to-End Bearbeitung von Serviceanfragen durch Integration von Webformularen, E-Mail-Einreichungen und Backend-Systemen (z. B. AS400, SAP).
• Reklamationsmanagement: Automatisches Auslesen von Daten aus PDFs/E-Mails, Abgleich mit internen Systemen und Rückmeldung an Kundenportale.

Unabhängig vom System: Mit UiPath orchestrieren Sie Bots als Vermittler zwischen allen Systemwelten - und senken die Fehlerquote signifikant.

Fünf-Schritte-Leitfaden zur erfolgreiche Integration heterogener IT-Systeme mit UiPath

1. System- und Prozessanalyse: Identifizieren Sie alle beteiligten Systeme und Datenschnittstellen (Legacy, Web, Cloud, E-Mail).
2. Standardisierte Anbindungen evaluieren: Prüfen Sie vorhandene UiPath-Integrationen, API-Connectors oder Terminal-Lösungen.
3. Datenflüsse und Ausnahmebehandlung modellieren: Mit UiPath Studio eigene Workflows/Connectoren grafisch gestalten und Ausnahme-Szenarien früh abbilden.
4. Datensicherheit & Compliance beachten: Rollen, Zugriffsschutz und zentrale Protokollierung im Orchestrator oder externen Log-System sicherstellen.
5. Deployment & Monitoring: Automatisierte Prozesse mit dem UiPath Orchestrator ausrollen, im Live-Betrieb überwachen und kontinuierlich optimieren.

Praxisbeispiel: Versicherungsunternehmen digitalisiert Schadenregulierung

Ein deutsches Versicherungsunternehmen verarbeitet Schadensmeldungen bislang händisch zwischen Host-basiertem Bestandssystem, E-Mail-Postfach und Cloud-CRM. Mit UiPath werden folgende Schritte automatisiert:

• Extraktion der Schadensmeldungen aus E-Mails/PDF-Anhängen per OCR und strukturierter Zuordnung.
• Abgleich der Kundendaten mit dem Legacy-Bestandsystem über eine Terminal-Emulation und API.
• Übernahme der Ergebnisse ins CRM durch direkte Schnittstelle (REST-API).
• Automatische Statusmeldungen werden per E-Mail oder Webportal an Kunden zurückgemeldet.

Das Ergebnis: 75 % weniger manuelle Arbeitsschritte, konsolidierte Daten und Geschwindigkeit, die Kunden beeindruckt.

Typische Herausforderungen und bewährte Lösungsansätze

• Systeme ohne API: UiPath kann Benutzereingaben simulieren (Screen Scraping, Custom Selectors) und trotzdem robuste Automationen bauen.
• Komplexe E-Mail-Flows: Standardisierte Filter, Vorlagen und automatische Weiterleitungen reduzieren menschliche Fehlerquellen.
• Datenschutz und Compliance: UiPath bietet granulare Nutzer-/Rollenrechte, lückenloses Logging und Konnektoren nach DSGVO-Anforderungen.
• Fehlertoleranz: Exception Handling und automatische Eskalationen bei Schnittstellenfehlern verhindern Prozessabbrüche.

Ihr Nutzen: Mehr Transparenz, Geschwindigkeit und Flexibilität

• End-to-End-Automatisierung - Prozesse laufen auch bei komplexen Systemlandschaften durchgängig digital.
• Zentrale Steuerung und Überwachung aller Automatisierungen mit UiPath Orchestrator.
• Schnelle Anbindung neuer Systeme und Workflows, hohe Skalierbarkeit für neue Use Cases.
• Reduzierte Fehlerquoten, schnellere Bearbeitung, zufriedenere Kunden.
• Compliance & Audit-Fähigkeit auch bei kritischen Datenschutz- und Prüfungsanforderungen.

Experten-Tipps für die Integrationspraxis

• Starten Sie mit Prozessen, bei denen der manuelle Datenabgleich zwischen Altsystem und moderner Anwendung am meisten Zeit kostet.
• Setzen Sie auf wiederverwendbare Connector-Workflows in UiPath Studio zur Beschleunigung weiterer Integrationen.
• Beziehen Sie Ihre IT-Security und Datenschutz frühzeitig mit ein.
• Nutzen Sie UiPath-Analytics, um Verbesserungspotenziale und Fehlerquellen in Echtzeit zu erkennen.
• Schulen Sie Fach- und IT-Teams gemeinsam, damit Prozesse und Integrationen langfristig flexibel angepasst werden können.

FAQ - Häufig gestellte Fragen zur Systemintegration mit UiPath

Welche Systeme können wie angebunden werden? UiPath unterstützt eine breite Palette: Host/Terminal, Windows-Anwendungen, Web-Apps, REST- und SOAP-APIs, Datenbanken (SQL), Exchange/E-Mail, Cloud-Services und Fachanwendungen.

Was tun bei Systemen ohne technische Schnittstelle? UiPath kann Bildschirm-Interaktion und Bedienung vollautomatisch nachbilden (RPA-typisch, robust umgesetzt).

Wie sicher ist der unternehmensweite Einsatz? Mit Orchestrator und granularen Benutzerrechten, rollenbasiertem Zugriff und vollständigem Logging ist ein sicherer Betrieb nach BSI- und DSGVO-Standards gewährleistet.

Wie schnell ist eine Prozessintegration umsetzbar? Piloten und Proof of Concepts sind oft in Tagen bis wenigen Wochen möglich. Komplexe Integrationen werden schrittweise ausgebaut.

Wer kann unterstützten? Unsere Berater, Coaches und Trainer begleiten Sie von der Analyse bis zum Betrieb!

Fazit: Mit UiPath Brücken bauen und Systemgrenzen überwinden

Die Zukunft der Prozessautomatisierung liegt in der Automatisierung ganzer Ketten - unabhängig von der Systemwelt. Mit UiPath bringen Sie Legacy, Cloud, E-Mail und Fachanwendungen nahtlos zusammen und eröffnen neue Potenziale für Effizienz, Qualität und Geschwindigkeit. Vereinbaren Sie gerne eine kostenfreie Erstberatung zu Ihrem Integrations- und Automatisierungsprojekt!