HR-Freigabeprozesse automatisieren mit SharePoint und Teams

So digitalisieren Sie Urlaubsanträge und Genehmigungsworkflows in Microsoft 365

In vielen Unternehmen sind HR-Freigabeprozesse - etwa Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Weiterbildungsanträge - noch weitgehend papierbasiert oder werden per E-Mail, Excel-Dateien oder unübersichtlichen Ablagen gesteuert. Das Resultat: Hohes Fehlerpotenzial, lange Bearbeitungszeiten und fehlende Transparenz über den Status von Anträgen. Moderne Tools aus Microsoft 365 bieten hier einen entscheidenden Hebel zur digitalen Transformation und Prozessoptimierung.

Mit der Kombination aus SharePoint, Microsoft Teams und Power Automate digitalisieren Sie Freigabeprozesse zentral, einfach und ohne aufwändige Programmierung. In diesem Artikel zeigen wir Schritt für Schritt, wie Sie typische HR-Workflows automatisieren, wie der Geschäftsalltag einfacher wird und worauf Sie achten sollten.

Warum HR-Prozessautomatisierung?

Die Automatisierung von Freigabeprozessen bringt zahlreiche Vorteile:

• Zeitersparnis: Anträge werden automatisch an Vorgesetzte weitergeleitet, Erinnerungen erfolgen eigenständig - Sie sparen sich das Nachfassen und Nachbearbeiten.
• Fehlerreduktion: Standardisierte Workflows verhindern falsche Zuständigkeiten und verhindern das Liegenbleiben von Aufgaben.
• Transparenz: Mitarbeitende und Genehmiger sehen jederzeit den Status; Protokolle sorgen für Nachvollziehbarkeit.
• Skalierbarkeit: Regeländerungen, Abwesenheiten oder neue Antragsarten lassen sich flexibel anpassen - ganz ohne Entwickleraufwand.

Typisches Szenario: Digitalisierung des Urlaubsantrags

Ausgangslage:

• Bisher werden Urlaubsanträge handschriftlich, per Word-Dokument oder E-Mail eingereicht.
• Die Genehmigung erfolgt per Rückmeldung im Flurfunk, E-Mail oder Telefonat.
• Die Personalabteilung muss nachhalten, archivieren und ggf. nachhaken.

Zielbild:

• Mitarbeitende füllen ein zentrales, digital gestütztes Formular aus.
• Der Antrag läuft automatisiert über Power Automate an den zuständigen Vorgesetzten.
• Die Entscheidung (Genehmigung/Ablehnung) erfolgt direkt in Teams oder per Klick auf einen Link.
• Die HR-Abteilung wird automatisch benachrichtigt und die Daten landen revisionssicher in SharePoint.
• Alle Beteiligten sehen den aktuellen Status transparent in der Microsoft 365-Umgebung.

Umsetzung: Schritt-für-Schritt Anleitung

1. SharePoint-Liste als zentrale Datenbasis anlegen

Erstellen Sie in SharePoint Online eine neue Liste, etwa "Urlaubsanträge", mit Feldern wie:

• Mitarbeitername
• Zeitraum (von, bis)
• Vertretung
• Kommentar
• Status (z.B. "beantragt", "in Prüfung", "genehmigt", "abgelehnt")

SharePoint bietet Out-of-the-Box eine komfortable Benutzeroberfläche und Zugriffsrechteverwaltung.

2. Power Automate-Flow für den Genehmigungsprozess erstellen

Mit Power Automate (früher Microsoft Flow) bauen Sie den eigentlichen Workflow:

• Trigger: "Neues Element in der Liste angelegt" (SharePoint)
• Aktion: "Genehmigung anfordern" - Ein Microsoft Teams- oder Outlook-Benachrichtigung wird an den zuständigen Manager gesendet, mit der Möglichkeit, den Antrag direkt zu genehmigen oder abzulehnen.
• Automatische Weiterverarbeitung: Je nach Entscheidung wird die SharePoint-Liste (=Status) aktualisiert und HR per E-Mail informiert.
• Optionale Schritte: Erinnerungen, Eskalationen nach X Tagen, Kalenderintegration in Outlook etc.

3. Integration in Microsoft Teams

Binden Sie die SharePoint-Liste oder Power App direkt als Tab in ein HR- oder Team-Channel ein. Über Adaptive Cards oder Connectors erscheinen Genehmigungsanfragen direkt im Teams-Chat - die Bearbeitung erfolgt ohne Medienbruch.

4. Informationstransparenz sicherstellen

Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende jederzeit den Status ihres Antrags einsehen können, z.B. über einen personalisierten SharePoint-View oder Power App Dashboard. So vermeiden Sie Rückfragen und Nachverfolgung per E-Mail.

Praxisbeispiel: Urlaubsantrag digital und automatisiert

Ausgangssituation: Die IT-Abteilung eines mittelständischen Unternehmens möchte den Urlaubsprozess standardisieren. Bisher wurden Excel-Dateien und Papierbelege genutzt.

Lösung:

• Eine standardisierte SharePoint-Liste für Anträge
• Ein No-Code-/Low-Code-Workflow mit Power Automate für die mehrstufige Genehmigung durch Teamleitung und HR
• Integration in Teams, sodass Manager per Klick genehmigen oder ablehnen können
• Automatische Statusupdates für den Mitarbeiter
• Übersichtlich reportbare Auswertungen und Kalenderübernahmen

Ergebnis:

• Bearbeitungszeiten wurden um über 60% reduziert
• Deutlich weniger Nachfragen zur Statusabfrage
• Einhaltung Compliance- und Archivierungsvorgaben
• Zufriedene Mitarbeitende durch transparente Prozesse und schnellere Rückmeldungen

Best Practices & Tipps aus der Beratung

• Prozess vor Technik definieren: Skizzieren Sie zunächst den gewünschten Zielprozess inklusive Ausnahmen und Eskalationen, bevor Sie mit der technischen Umsetzung starten.
• Datenschutz beachten: Speichern Sie sensible HR-Daten DSGVO-konform und regeln Sie Zugriffsrechte in SharePoint genau.
• Template nutzen: Power Automate bietet fertige Vorlagen für Genehmigungsprozesse - individualisieren Sie diese nach Ihren Anforderungen.
• Pilotgruppe einführen: Starten Sie mit einem Kernteam, holen Sie Feedback ein und skalieren Sie nach erfolgreicher Pilotphase.
• Schulungen einplanen: Schulen Sie sowohl Antragsteller als auch Genehmiger zu den neuen Prozessen und Nutzungsmöglichkeiten in Teams und SharePoint.

Fazit

Die Automatisierung typischer HR-Freigabeprozesse wie Urlaubsanträgen mit Microsoft 365 ist greifbarer denn je. Mit SharePoint, Teams und Power Automate schaffen Sie eine zentrale, digitale und transparente Prozesslandschaft - ohne aufwändige Entwicklung. Ihr Unternehmen profitiert von effizienterem Arbeiten, weniger Fehlern und mehr Zufriedenheit aller Beteiligten.

Jetzt starten: Beginnen Sie mit einem Pilotprozess, nutzen Sie die Vorlagen aus Power Automate und erleben Sie den Effekt auf Ihre Organisation. Für individuelle Beratung, maßgeschneiderte Schulungen oder Unterstützung bei der technischen Implementierung stehen wir gerne zur Verfügung.

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