Blue Prism Integration: ERP-Systeme & Legacy-Anwendungen verbinden

Heterogene IT-Landschaften effizient automatisieren und End-to-End-Prozesse schaffen

ERP & Legacy - So gelingt die durchgängige Automatisierung mit Blue Prism in der Praxis

In vielen Unternehmen im deutschsprachigen Raum besteht die IT-Landschaft aus komplexen Mischformen - moderne ERP-Lösungen wie SAP, Microsoft Dynamics oder Oracle treffen auf jahrzehntealte Legacy-Anwendungen, Eigenentwicklungen und isolierte Insellösungen. Die Folge: Medienbrüche, manuelle Zwischenprozesse, hohe Fehlerquoten und ein erheblicher Wartungsaufwand. Genau hier setzt Robotic Process Automation (RPA) mit Blue Prism an - und ermöglicht die End-to-End-Automatisierung, auch über Systemgrenzen hinweg.

Doch wie gelingt die Verbindung von modernen Systemen und technischer Vergangenheit im Alltag wirklich? Welche Herausforderungen sind zu bedenken und wie profitieren IT-Architekten, Systemintegratoren und Digitalisierungsteams langfristig? Dieser Leitfaden liefert konkrete Antworten und Praxisempfehlungen.

Die Integrationsherausforderung im Überblick

• Unterschiedliche Schnittstellentechnologien (API, Datenbanken, Dateiimport/-export, UI)
• Fehlende Standardisierung bei Legacy-Systemen (oft keine APIs, keine Dokumentation, proprietäre Formate)
• Unterschiedliche Sicherheitsanforderungen und Authentifizierungsmechanismen
• Datenkonsistenz: Synchronisation zwischen Systemen ohne Medienbruch
• Performance-, Compliance- und Wartungskriterien für stabile Automation
• Fachliche Herausforderung: Unterschiedliche Prozesslogik in ERP und Altanwendungen

Blue Prism als Integrationsdrehscheibe - Ihre technischen Möglichkeiten

Blue Prism bietet eine Reihe leistungsstarker Integrationsoptionen, die über reine klassische RPA-Funktionalität hinausgehen:

• API-basiertes Interfacing: Nutzung von REST/SOAP-Schnittstellen moderner Systeme für direkte Datenintegration.
• Datenbankanbindung: Zugriff und Manipulation von Daten (z. B. via ODBC, SQL, Oracle, MySQL) aus Bestandsdatenbanken.
• Datei- & E-Mail-Integration: Automatisiertes Verarbeiten von CSV, Excel, XML, PDF oder E-Mails als Träger von Prozessdaten.
• Webservice Consumer/Provider: Blue Prism kann sowohl externe Webservices konsumieren (z. B. SAP OData API) als auch eigene bereitstellen.
• UI (User Interface) Automation: Mit dem Application Modeller und "Spying" können alte Systeme ohne API durch gezielte UI-Interaktion automatisiert werden.
• Scripting & Weiterverarbeitung: Anbindung von Makros, PowerShell, CMD oder Skriptsprachen für tiefergehende Legacy-Integration.

Praxisvorgehen: In 5 Schritten zur End-to-End-Integration

1. System- und Schnittstelleninventur: Welche Systeme sind beteiligt? (ERP/CRM, Alt-Anwendungen, Fachverfahren, Office-Lösungen)
2. Prozessmapping & Medienbrüche identifizieren: Wo findet heute noch manuelle Kopplung oder Datenübertragung statt?
3. Entscheidung: Integration per API oder UI? Moderne Systeme bieten Schnittstellen - Legacy oft nur Anwendungsfenster oder batchorientierte Dateischnittstellen.
4. Aufbau des Blue Prism Integrations-Workflows: Bots orchestrieren die Interaktion, extrahieren, transformieren und überführen Daten, führen Workflows aus, übergeben Ergebnisse an Folgesysteme.
5. Monitoring & Fehlerhandling etablieren: Lückenlose Protokollierung, Alerting bei System-/Compliance-Verstößen, Rückfallroutinen bei Fehlern.

Praxisbeispiel: Blue Prism integriert SAP, Altsystem & Drittlösung

Ein mittelständischer Fertigungsbetrieb nutzt SAP für das Auftragsmanagement, eine Eigenentwicklung für die Produktion und eine alte Access-Datenbank für Qualitätsberichte. Die bisherigen Prozesse waren fragmentiert - Auftragsdaten und Produktionsfeedback mussten manuell konsolidiert und an die SAP-Buchhaltung rückgemeldet werden.

Mit Blue Prism erfolgte:

• Automatische Abfrage neuer Aufträge via SAP-API (OData)
• UI-basierte Steuerung des Legacy-Produktionssystems (keine API, aber Windows-Oberfläche)
• Extraktion und Überführung von QS-Daten aus der Access-Datenbank
• Zusammenführung und Validierung in Blue Prism sowie Übergabe der vollständigen Rückmeldung an SAP per Webservice
• Reporting und automatisierte E-Mail-Benachrichtigung bei Rückfragen

Ergebnis:

• Durchgängiger, 100 % digitaler Workflow über drei Systeme hinweg ohne Medienbruch
• Automatisches Audit- und Fehlerprotokoll für Compliance
• Zeitersparnis > 50 % und signifikante Reduktion der Fehlerquote

Best Practices für die Integration heterogener Systemlandschaften

• Setzen Sie bei vorhandenen modernen Systemen immer auf API-Integration (höhere Performance, Wartbarkeit, Skalierbarkeit)
• Legacy-Systeme ohne API werden mit Blue Prism Application Modeller zuverlässig über die UI automatisiert ("Spying” - z. B. Windows Forms, Web, Host-Simulatoren)
• Nutzen Sie den Blue Prism Prozess als zentralen "Datenhub” für Konsolidierung und Transformation
• Definieren Sie Monitoring- und Eskalationsstrecken - damit Fehler/Medienbrüche sofort erkennbar und behebbar sind
• Dokumentieren Sie Schnittstellen, Zugriffsregelungen und Datenflüsse im Detail für späteres Audit & Wartung
• Schulen Sie nicht nur Entwickler, sondern auch Prozess-Spezialisten in Betriebslogik & Ausnahmesteuerung

Technische und organisatorische Stolpersteine vermeiden

• Unterschätzen Sie nicht den Aufwand für Benutzerrechte und Access-Konzepte, vor allem bei Legacy- und Hostsystemen
• Planen Sie ausreichende Testzyklen, da UI-Automation sensibel gegenüber Maskenänderungen ist
• Sichern Sie geringe Latenz und hohe Verfügbarkeit durch robuste Bot-Architektur und betriebliches Monitoring
• Stimmen Sie mit der IT Security Zugriffsregeln, Protokollierung und Netzwerkfreigaben ab

Vorteile einer durchgängigen Blue Prism Integration für Ihr Unternehmen

• End-to-End Digitalisierung: Prozesse laufen medienbruchfrei, transparenter und revisionssicher
• Massiv reduzierte Durchlaufzeiten dank automatisierter Datenübertragung und -validierung
• Höhere Prozessqualität: Weniger manuelle Fehler, bessere Datenkonsistenz
• Skalierbarkeit: Einfache Anpassung und Erweiterung um zusätzliche Systeme und Workflows
• Zukunftssicherheit: Blue Prism als orchestrierende Klammer bleibt, altersbedingte Systemwechsel sind nachträglich leichter umsetzbar

Fazit & Handlungsempfehlung

Eine erfolgreiche Integration von Blue Prism mit modernen und alten IT-Systemen ist der Schlüssel zu echter Prozessautomatisierung. Erst die End-to-End-Automatisierung nutzt das volle Digitalisierungs- und Effizienzpotenzial - und schafft die Voraussetzung für schnelle Skalierung, Flexibilität sowie messbare Kostenreduktion.

Sie möchten erfahren, wie Sie Ihre ERP- und Legacy-Landschaft optimal mit Blue Prism koppeln?

Nutzen Sie unsere Erfahrung aus Dutzenden Integrationsprojekten! Wir bieten Architektur-Workshops, technische Machbarkeitsstudien, Coaching und Support - von der Schnittstellenanalyse bis zum stabilen, produktiven RPA-Workflow. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Erstberatung und machen Sie Ihre IT fit für die automatisierte Zukunft.