Praxis-IT sicher gestalten: DSGVO und IT-Sicherheitsgesetz in Medizinischen Einrichtungen

Einleitung

Digitalisierung ist aus Praxisalltag und Patientenversorgung nicht mehr wegzudenken. Doch gerade kleine und mittelgroße Praxen stehen bei Datenschutz und IT-Sicherheit meist vor großen Herausforderungen: Stetig wachsende rechtliche Anforderungen, Unsicherheiten bei Cloud-Nutzung und Verschlüsselung sowie Sorge vor Datenpannen prägen den Alltag. Viele Verantwortliche fragen sich: Wie geht rechtssichere, alltagstaugliche IT-Struktur in der Praxis - ohne dass der Aufwand ausufert oder der Praxisbetrieb blockiert wird?

Praxisinhaber:innen, IT-Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte finden hier einen praxiserprobten Leitfaden zu effektiver, regelkonformer IT-Sicherheit — von der Infrastruktur über Cloud-Lösungen bis zum Zugriffsmanagement.

1. Gesetzlicher Rahmen: Was verlangen DSGVO und IT-Sicherheitsgesetz konkret?

• DSGVO: Strenge Vorgaben zur Verarbeitung, Speicherung und Weitergabe personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten (§9 DSGVO).
• IT-Sicherheitsgesetz: Verlangt angemessene, dem Stand der Technik entsprechende Schutzmaßnahmen für die IT, vor allem bei kritischer Infrastruktur und zunehmend auch Praxen.
• Sanktionen: Verletzungen können Bußgelder, Reputationsschäden und Haftungsrisiken nach sich ziehen.

Kernanforderungen:

• Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) für datenintensive Verfahren
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), z. B. Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Protokollierung
• Notfallmanagement, z. B. Backup, Wiederherstellung, Ausfallpläne
• Schulung der Mitarbeitenden und Sensibilisierung

2. Technische Grundlagen: Infrastruktur und Verschlüsselung für Praxen

Verschlüsselung: Was ist wirklich "Stand der Technik"?

• Bei Speicherung: Patientendaten auf Servern, lokalen Rechnern oder mobilen Geräten sollten end2end verschlüsselt werden (Standard: AES-256 oder vergleichbar)
• Bei Übertragung: Datenübertragung nur über verschlüsselte Kanäle (TLS/SSL, VPN bei Fernzugriff)
• Trennung von Patientendaten und Zugangsdaten: Niemals Klartext in Excel, Textdateien o.ä.

Praxis-Tipp: Die Verschlüsselung sollte mit automatischen Backups gekoppelt werden — vergessen Sie nicht die Verschlüsselung der Backups!

Infrastruktur

• Regelmäßige Sicherheitsupdates/ Patchmanagement für Server, Desktops und medizinische Geräte
• Netzwerksegmentierung: Patientennahe Systeme (z. B. Medizingeräte) von Verwaltungsnetz trennen
• "Mindestmaß" an Firewalls, Intrusion Detection/Prevention, Virenscanner

Best Practice: Arbeiten Sie mit IT-Fachpersonal zusammen, das Erfahrung im medizinischen Umfeld hat.

3. Cloud-Lösungen: Worauf müssen Praxen achten?

• Datenhoheit: Cloudanbieter mit Serverstandort in Deutschland/EU wählen (relevanter Einfluss auf die DSGVO-Konformität)
• Auftragsverarbeitung: Abschluss eines gesetzeskonformen AV-Vertrags (Art. 28 DSGVO) mit allen Cloud-Anbietern
• Zugriffsprotokollierung und Monitoring: Wer greift wann auf welche Daten zu? Lückenlose Nachvollziehbarkeit sichern
• Datensicherung: Klare Regeln zur Backup-Strategie (z. B. tägliche, verschlüsselte Backups, externe Sicherung)

Falle vermeiden: Kostenlos-/Billig-Cloudlösungen ohne Gesundheitsdaten-Zulassung sind tabu!

4. Zugriffsmanagement: Nur so viel Rechte wie nötig

• Rollenbasiertes Rechtekonzept (RBAC): Zugänge nur für die benötigten Aufgaben
• Starke Passwörter, idealerweise Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) überall, wo möglich
• Regelmäßige Überprüfung und Entzug nicht mehr benötigter Rechte
• Besucher- und Fremdfirmenzugriff strikt reglementieren (temporär, überwacht, protokolliert)

Praxis-Tipp: Rollen und Berechtigungen mindestens quartalsweise gemeinsam mit IT und Praxisleitung prüfen und aktualisieren.

5. Schulung und Sensibilisierung: Das Team als Sicherheitsfaktor

• Alle Mitarbeitenden (inkl. Ärzt:innen, Verwaltung, Reinigungspersonal) regelmäßig für Datenschutz und IT-Sicherheit schulen
• Phishing- und Social Engineering bewusst machen
• Interne Kommunikationswege und Meldekanäle für IT-Zwischenfälle oder Datenschutzverstöße etablieren
• Dokumentation aller Schulungen für den Nachweis bei Audits

Best Practice: Kurze, praxisnahe Schulungen und regelmäßige Auffrischungen (z. B. Online-Module, Quiz, reale Gefahrenbespiele).

6. Checkliste: Sicher starten - typische Fehler vermeiden

1. Sind alle Geräte und Systeme per Default verschlüsselt?
2. Gibt es eine Protokollierung ALLER Zugriffe auf Patientendaten?
3. Sind Cloud-Dienste nur nach Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) im Einsatz?
4. Gibt es eine aktuelle Notfall-Dokumentation (Backup/Recovery)?
5. Werden Passwörter und Zugangsdaten systematisch verwaltet (kein Post-It, keine Excel!)?
6. Liegen aktuelle Datenschutz- und IT-Sicherheitsschulungen vor?
7. Existieren verbindliche Regelungen für Fremdfirmenzugriffe?
8. Sind alle technischen Maßnahmen auch im Praxisalltag tatsächlich umgesetzt - oder nur auf dem Papier?

7. Praxisbeispiele: So gelingt die Umsetzung

Beispiel 1: Eine Gemeinschaftspraxis in NRW migriert ihre Patientenverwaltung in eine nach BSI zertifizierte Cloud und lässt alle Daten durchgängig verschlüsseln. Über klare Rollenkonzepte bekommt jeder Mitarbeitende exakt die nötigen Rechte - unberechtigte Zugriffe werden sofort gemeldet. Ergebnis: Audit und Datenschutzprüfung bestanden, kein Datenleck.

Beispiel 2: Eine große radiologische Praxis führt einen quartalsweisen Rechtecheck und regelmäßige Security-Awareness-Trainings durch. Auf einen Phishing-Angriff konnte dank eingespielter Notfallpläne sofort reagiert werden, Patientendaten blieben geschützt.

FAQ - Die häufigsten Fragen zur IT-Sicherheit in der Praxis

Wie kann ich den Stand der Technik nachweisen?

Dokumentieren Sie alle Maßnahmen und beauftragen Sie zertifizierte IT-Dienstleister, idealerweise mit Nachweis über BSI/ISO-Zertifizierung und medizinische Erfahrung.

Sind auch mobile Endgeräte zu berücksichtigen?

Ja, unbedingt! Jedes mobil genutzte Gerät (Smartphone, Laptop) muss verschlüsselt, per MDM verwaltet und im Notfall aus der Ferne gelöscht werden können.

Wie oft müssen Mitarbeitende geschult werden?

Mindestens jährlich plus nach jedem relevanten Vorfall oder Systemwechsel. Schulungen sind zu dokumentieren.

Darf ich US-basierte Cloud-Dienste für Patientendaten einsetzen?

Nein. Wählen Sie ausschließlich EU-basierte, DSGVO-konforme Dienste mit vertraglich garantierter Datenhaltung in Europa.

Fazit & Empfehlung

IT-Sicherheit und Datenschutz sind kein einmaliges IT-Projekt, sondern laufende Pflichtaufgaben für jede Praxis. Mit der richtigen Balance aus Technik (Verschlüsselung, Cloud, Zugriff), Organisation (Rechteverwaltung, Schulung, Notfallplanung) und dokumentierter Umsetzung gelingt der Spagat zwischen Patientennutzen, Rechtssicherheit und reibungslosem Praxisalltag. Holen Sie frühzeitig spezialisierte Beratung an Bord, investieren Sie in die kontinuierliche Qualifizierung Ihres Teams und setzen Sie auf Lösungen mit echtem Praxisbezug - so sind Sie bereit für digitale Gesundheit.

Benötigen Sie individuellen Support? Unsere DSGVO- und IT-Security-Expert:innen beraten Sie gerne oder führen praxisnahe Mitarbeiterschulungen sowie Systemchecks für Ihre Praxis durch.