Process Mining, BPMN 2.0 und RPA: Engpässe erkennen, Prozesse automatisieren - Praxismethoden für den Mittelstand

Effizienzsteigerung und Fehlerreduktion in Geschäftsprozessen sind zentrale Ziele moderner Unternehmen - besonders in der Versicherungs- und Finanzbranche. Doch viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, undurchsichtige Abläufe, Medienbrüche und Engpässe zu identifizieren sowie Automatisierungspotenziale bestmöglich auszuschöpfen.

Wie lassen sich datenbasierte Engpass-Analysen durchführen und Prozesse anschließend digital modellieren und automatisieren? Dieser Leitfaden zeigt Ihnen praxiserprobte Schritte anhand der Werkzeuge Process Mining, BPMN 2.0 und Robotic Process Automation (RPA) - speziell für IT-Leiter, Prozessmanager und Bereichsleiter.

Warum sind Engpässe und Medienbrüche in Geschäftsprozessen so kritisch?

• Sie verlängern Durchlaufzeiten und führen zu Kundenunzufriedenheit.
• Manuelle Übertragungen erhöhen die Fehleranfälligkeit.
• Ineffiziente Prozesse kosten Zeit, Geld und reduzieren die Wettbewerbsfähigkeit.
• Häufig fehlt der Überblick über komplexe, abteilungsübergreifende Abläufe.

Gerade Versicherungsunternehmen und Banken kennen das Problem: Eingehende Leistungsanträge, Schadensfälle oder Kundendaten durchlaufen viele Stationen, Medienwechsel und manuelle Prüfungen.

Schritt 1: Prozesse datengestützt visualisieren mit Process Mining

Process Mining nutzt Ihre vorhandenen Systemdaten (z.B. aus ERP, CRM oder Fachsystemen), um tatsächliche Prozessabläufe offenzulegen:

• Automatische Auswertung von Event-Logs und Transaktionsdaten
• Visualisierung von Durchschnitts-, Abweichungs- und Engpassstrecken
• "Digitaler Zwilling" des Prozesses: So läuft der Prozess wirklich, nicht nur auf dem Papier

Vorgehensweise:

1. Exportieren Sie die relevanten Log-Daten (z.B. SAP, Bestandssysteme).
2. Nutzen Sie Process-Mining-Tools (z.B. Celonis, UiPath Process Mining, Signavio) zur Analyse.
3. Identifizieren Sie:
   • Wo entstehen Wartezeiten?
   • Welche Wege werden zu oft oder unnötig durchlaufen?
   • Wo gibt es Rückschleifen oder Abbrüche?

Best Practice: In einer Versicherungsagentur konnte durch Process Mining der größte Flaschenhals im Schadensbearbeitungsprozess klar sichtbar gemacht und anschließend gezielt angegangen werden.

Schritt 2: Optimale Zielprozesse mit BPMN 2.0 modellieren

Sobald kritische Engpässe und Schwachstellen identifiziert sind, folgt die Modellierung des Soll-Prozesses. BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) ist Standard - verständlich für IT und Fachbereich:

• Einheitliches Diagramm zur Darstellung von Workflows, Entscheidungen und Schnittstellen
• Klare Rollenverteilung, Verantwortlichkeiten, Eskalationspfade und Automatisierungspotenziale

Vorgehen:

1. Mappen Sie sowohl den IST- als auch den SOLL-Prozess als BPMN-Diagramm.
2. Definieren Sie dabei explizit Übergabepunkte, Entscheidungsregeln und Automatisierungsschritte.
3. Sprechen Sie frühzeitig mit IT und Fachbereichen - BPMN ist "Übersetzer" zwischen beiden Welten.

Tipp: Nutzen Sie professionelle BPMN-Tools (z.B. Camunda, Signavio Process Manager, Bizagi) zur nachvollziehbaren Dokumentation und späteren Automatisierungsübergabe.

Schritt 3: Prozesse effizient automatisieren mit RPA

Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht die Automatisierung repetitiver, regelbasierter Tätigkeiten - ohne tiefe fachliche oder technische Eingriffe in die Kernsysteme:

• Virtuelle Software-Roboter übernehmen Dateneingabe, Datenvalidierung, Versand von Mails, Prüfroutinen etc.
• Besonders geeignet für End-to-End-Prozesse mit häufigen Systembrüchen (E-Mail, PDF, Excel, Web-Portale)

So führen Sie RPA erfolgreich ein:

1. Priorisieren Sie Automatisierungspotenziale anhand der BPMN-Diagramme (z.B. manuelle Dateneingaben, Abgleich-Routinen).
2. Pilotieren Sie automatisierte Teilprozesse in einem klar abgesteckten Umfang.
3. Skalieren Sie erfolgreiche Automatisierungen schrittweise auf weitere Prozessabschnitte.

Praxisbeispiel: Eine Versicherungsagentur reduzierte durch ein RPA-Projekt die manuelle Dateneingabe in der Schadensfallabwicklung um >60 %. Das führte zu einer deutlichen Fehlerreduktion und geringeren Durchlaufzeiten.

Schritt 4: Erfolge messen und nachhaltig weiterentwickeln

Prozessdigitalisierung und Automatisierung sind nie "fertig". Erfolgsfaktoren:

• Verankern Sie digitale Monitoring-KPIs (z.B. Durchlaufzeit, Fehlerquote, Automatisierungsgrad)
• Fördern Sie regelmäßige Retrospektiven und kontinuierliche Verbesserung (KVP)
• Schulen Sie Teams in Methodik und Tool-Bedienung
• Schaffen Sie eine Governance für Prozessänderungen und Fehlerbehandlung

Kennzahlen-Beispiele:

• Bearbeitungszeiten vor/nach Automatisierung
• Reduktion manueller Tätigkeiten (Stunden, Fehler)
• Erhöhte Kundenzufriedenheit durch schnellere Services

Typische Herausforderungen und Lösungen aus der Praxis

1. Fehlende Daten:

• Fragt nach der Nachrüstbarkeit von Log-Daten/Events in den Quellsystemen
• Klein anfangen: Zunächst Teilprozesse oder wenig komplexe Abläufe analysieren

2. Stakeholder-Akzeptanz:

• Fachebene früh einbinden und mit echten Prozessdaten Mehrwerte aufzeigen
• Erfolgreiche Piloten als internes Vorbild promoten

3. Technische Integration:

• Setzen Sie auf RPA, wo keine API-Anbindung möglich ist
• IT-Security und Datenschutz stets berücksichtigen (z.B. bei personenbezogenen Daten)

Fazit: Der Weg zur durchgängig digitalen Prozesslandschaft

Mit Process Mining, BPMN 2.0 und RPA stehen Unternehmen aus Versicherungen und Finanzdienstleistungen leistungsfähige Werkzeuge zur Verfügung, um Transparenz über die tatsächlichen Abläufe zu gewinnen - und diese automatisiert, fehlerarm und effizient zu gestalten.

Ihr nächster Schritt:

• Starten Sie mit einem Process Mining Quick-Check für einen Kernprozess.
• Erarbeiten Sie den optimierten Zielprozess als BPMN-Modell.
• Implementieren Sie auf dieser Basis Ihre erste RPA-Automatisierung.

Ob Sie einzelne Teilprozesse optimieren oder eine unternehmensweite Digitalstrategie etablieren wollen: Unsere Expert:innen unterstützen Sie bei Analyse, Modellierung und Implementierung.

Sie möchten erfahren, wie Sie Process Mining, BPMN und RPA erfolgreich für Ihr Unternehmen einsetzen können? Sprechen Sie uns an - wir begleiten Sie von der ersten Analyse bis zur nachhaltigen Automatisierung und Effizienzsicherung!