SharePoint Online erfolgreich einführen: Schulungen für Administratoren und Endnutzer als Schlüssel zur schnellen Akzeptanz

Change Management in der Praxis: Mit gezielten SharePoint-Trainings Widerstände minimieren und Produktivität steigern

Die Einführung von SharePoint Online befeuert digitale Transformation und modernen Arbeitsplatz, doch stößt sie in der Praxis häufig auf eine unterschätzte Hürde: Widerstände seitens der Mitarbeitenden und Admins. Fehlendes Wissen, Unsicherheit im Umgang mit neuen Tools oder mangelnde Transparenz beim Projekt führen schnell zu Frustration, Ineffizienz und Rückfall in alte Arbeitsweisen.

Gezielte Schulungen und ein strukturiertes Change Management sind der Schlüssel, um aus Investitionen in SharePoint Online nachhaltige Vorteile für Produktivität und Zusammenarbeit zu generieren. Aber wie gelingt das in unterschiedlichen Zielgruppen - von IT-Admins über Poweruser bis zu Endanwender:innen?

Typische Herausforderungen bei der Einführung von SharePoint Online

• Technologie-Angst: Mitarbeitende fürchten, neue Tools könnten ihren Arbeitsalltag verkomplizieren statt erleichtern.
• Wissensdefizite: Ohne Training bleiben zentrale Funktionen, Workflows und Effizienzgewinne ungenutzt.
• Unsicherheit über Verantwortlichkeiten: Wer darf was? Wie funktionieren Berechtigungen und Freigaben?
• Mangelnde Identifikation: Fehlt das Verständnis für das "Warum?", bleibt die Plattform ein Fremdkörper.
• Fehlende Kontinuität: Einmalige Schulungen versanden, wenn keine nachhaltige Unterstützung existiert.

Die Folge: Nutzer:innen arbeiten an SharePoint Online vorbei, Innovationschancen werden verschenkt und IT-Teams kämpfen mit Support-Anfragen.

Erfolgsfaktor #1: Zielgruppengerechte Schulungskonzepte

Unterschiedliche Rollen brauchen differenzierte Schulungsformate und Inhalte:

1. Administratoren - Die technische Basis legen

Admins benötigen tiefgehendes Verständnis der Plattform:

• Einrichtung und Betrieb von SharePoint Online
• Verwaltung von Sites, Berechtigungen, Metadaten und Skalen
• Monitoring, Reporting und Compliance-Aspekte
• Integration in Microsoft 365 (Teams, OneDrive, Exchange)

Empfohlene Formate: Fortgeschrittenen-Workshops, Labs, Hands-on-Trainings, individuelle Coachings

2. Endnutzer - Sicher und effizient im Alltag

Die Mehrheit der Nutzer braucht vor allem Sicherheit und Routine für tägliche Aufgaben:

• Dokumente speichern, finden und gemeinsam bearbeiten
• Versionierung und Co-Authoring
• Nutzen von Listen, Bibliotheken und Workflows
• Feedback geben und nachverfolgen

Empfohlene Formate: Interaktive Praxisworkshops, Lernvideos, Schritt-für-Schritt-Guides, Floorwalking

3. Multiplikatoren, Teamleiter & Champions - Adoption beschleunigen

Sogenannte Poweruser treiben als Multiplikatoren die Nutzung in den Teams voran:

• Community-Aufbau, Austausch und Weitergabe von Best Practices
• Unterstützung bei Fragen und User-Support
• Organisation von regelmäßigen Q&A-Sessions

Erfolgsfaktor #2: Change Management von Anfang an begleiten

Eine SharePoint-Einführung ist immer auch ein Veränderungsprojekt. Folgende Schritte erhöhen die Akzeptanz:

1. Kommunikation: Informieren Sie frühzeitig und regelmäßig über Ziele, Vorteile und Meilensteine der Einführung.
2. Bedarfsanalyse & Trainingsplanung: Identifizieren Sie relevante Use Cases und wählen Sie Trainingsformate gezielt aus.
3. Pilotphase: Starten Sie mit ausgewählten Teams, holen Sie Feedback ein und passen Sie das Schulungskonzept an.
4. Regelmäßige Unterstützung: Stellen Sie nach Go-Live Anlaufstellen, Doku-Portale und Community-Formate bereit.
5. Erfolgsmessung: Setzen Sie KPIs zur User Adoption und holen Sie kontinuierlich Rückmeldungen ein.

Best Practices: Tipps für nachhaltige Schulungserfolge

• Learning by Doing: Setzen Sie auf interaktive Hands-on-Workshops statt reiner Theorievermittlung.
• Lernmedienmix: Kombinieren Sie Präsenztrainings, E-Learnings, Videos und Praxis-Guides.
• Sichtbare Unterstützung: Richten Sie interne Helpdesks (SharePoint Champions, Admins) ein.
• Kurze Lernimpulse: Bieten Sie Micro-Learning-Formate für spezifische Alltagsherausforderungen (How-Tos, FAQ-Sessions).
• Kommunikationskanäle nutzen: Verteilen Sie Tipps, Tricks & News zu SharePoint regelmäßig über Intranet, Teams oder Newsletter.
• Belohnungssysteme schaffen: Honorieren Sie Champions und engagierte Early Adopter (Gamification, Anerkennung im Unternehmen).

Fazit: SharePoint-Schulungen lohnen sich mehrfach!

Unternehmen, die ihren Menschen und Admins einen strukturierten Lernpfad und nachhaltige Unterstützung bieten, erzielen nachweisbar:

• Schnellere Akzeptanz neuer Technologien und weniger Widerstände
• Weniger Support-Aufwand durch Selbsthilfe und höhere Kompetenz
• Deutlich bessere Nutzung der Plattform, was den ROI maximiert
• Motivierte, vernetzte Mitarbeitende, die Transformation aktiv mitgestalten

Möchten Sie SharePoint Online richtig einführen? Wir beraten Sie unverbindlich bei Aufbau, Trainingskonzept und Change Management. Profitieren Sie von unserer Praxiserfahrung und passgenauen Schulungen - für nachhaltigen Unternehmenserfolg und digitale Souveränität!