Wissensmanagement automatisieren & Expertennetzwerk aufbauen: So vermeiden Sie Silos und Doppelarbeit

Mit Microsoft Viva Topics und KI das Wissen im Unternehmen vernetzen und zugänglich machen

Das Problem: Trotz moderner Collaboration-Tools kämpfen Unternehmen im deutschsprachigen Raum weiterhin mit Wissenssilos, doppelter Arbeit und ineffizienter Nutzung von Know-how. Gerade in Beratungen, Projekthäusern, Forschungsteams oder Wissensorganisationen wird relevantes Know-how teils mehrfach entwickelt, weil niemand weiß, dass das Wissen bereits im Haus vorhanden ist - oder der/die richtige Experten*in viel zu spät gefunden wird.

Doch wie gelingt es, vorhandenes Wissen und Experten zielgerichtet zu vernetzen? Die Lösung: KI-gestütztes, automatisiertes Wissensmanagement. social-media-strategien-beratung-coaching-seminare-support

Warum klassische Wissensmanagement-Ansätze scheitern

Viele Wissensdatenbanken oder Wikis werden mit großem Aufwand befüllt, veralten aber schnell oder werden von Mitarbeitenden nicht genutzt. Ursachen:

• Unübersichtliche Strukturen und Suche nach der Nadel im Heuhaufen
• Keine automatische Pflege, Inhalte veralten oder landen nie im System
• Expertenwissen bleibt an einzelne Köpfe gebunden und wird bei Personalwechsel unsichtbar
• Viel Doppelarbeit, weil Teams zeitgleich an ähnlichen Fragestellungen arbeiten

Typische Fragen aus der Praxis:

• Gibt es im Unternehmen schon eine Lösung oder ein Dokument zu meinem Thema?
• Wer ist die/der interne Experte*in für eine bestimmte Technologie oder ein Kundenprojekt?
• Wie verhindern wir, dass wertvolles Wissen verloren geht oder mehrfach teuer entwickelt werden muss? social-media-strategien-beratung-coaching-seminare-support

Die Lösung: KI-gestütztes, automatisiertes Wissensmanagement mit Microsoft Viva Topics

Was ist Microsoft Viva Topics?

Viva Topics ist ein KI-basiertes Modul der Employee Experience Plattform Microsoft Viva. Die Lösung analysiert automatisch Inhalte aus Microsoft 365 (z.B. SharePoint, Teams, OneDrive) sowie angebundene externe Quellen und ordnet Wissen intelligent nach Themen, Projekten und Experten.

So funktioniert’s:

• Automatische Themen-Identifikation: Die KI erkennt wiederkehrende Fachbegriffe, Technologien, Kunden oder Projekte und legt daraus sogenannte Topics an.
• Dynamisches Expertennetzwerk: Die Plattform schlägt automatisch Kolleg*innen als "Experten" vor, die zu diesen Topics besonders oft beitragen oder angesprochen werden.
• Zentrale Wissensseiten: Für jedes Thema entsteht eine automatisch kuratierte Themenseite mit Definition, relevanten Dokumenten, Ansprechpartnern und Links - alles im Arbeitsfluss, direkt in Microsoft Teams oder Office eingebettet.
• Integration externer Quellen: Anbindung von Wissensdatenbanken, Berichtsarchiven oder Forschungsdaten möglich.

Praxisbeispiel: Beratungsunternehmen mit vernetztem Wissensmanagement

Ein Projektteam sucht Erfahrungswerte zu einem komplexen Kundenprojekt: Viva Topics schlägt direkt in Teams themenbezogene Best-Practice-Dokumente, Checklisten und die passenden internen Experten vor. Innerhalb von Minuten sind relevante Wissensdokumente und Kontakte greifbar, die sonst unentdeckt geblieben wären. Das spart Zeit, verhindert Wiederholungsarbeit und beschleunigt Innovationen. social-media-strategien-beratung-coaching-seminare-support

Datenschutz und Akzeptanz: Transparente Prozesse und Compliance

Gerade im deutschen Markt ist Vertrauen und Datenschutz essenziell:

• Topics werden erst ab einer Mindestanzahl an Beiträgen und Personen veröffentlicht - Einzelpersonen werden nicht ohne Zustimmung als Experten gelistet
• Transparente Kommunikation über KI-Nutzung und Nutzendiskussion mit Datenschutz und Betriebsrat
• DSGVO- und IT-Sicherheitskonformität (Datenhaltung in Europa, rollenbasierte Zugriffskontrollen)

Mitarbeitende entscheiden mit, ob sie als Fachexperten erscheinen - das sorgt für hohe Akzeptanz. social-media-strategien-beratung-coaching-seminare-support

Mehrwert und Vorteile für Beratungen, Forschung und wissensintensive Unternehmen

Automatisiertes Wissensmanagement bringt…

• Schnelleren Zugriff auf aktuelles Fachwissen und Lessons Learned aus dem gesamten Unternehmen
• Aufbau eines nachhaltigen, dynamischen Expertennetzwerks - unabhängig von Hierarchien
• Deutliche Reduktion von wiederkehrender Doppelarbeit
• Höhere Effizienz und Innovationsgeschwindigkeit in Projektteams
• Gesteigerte Motivation: Mitarbeitende werden als Wissensgeber sichtbar und erhalten Wertschätzung

Use Case Forschung: Forschungsteams entdecken bereits publizierte Papers, Methoden oder Ansprechpartner in anderen Abteilungen ohne Umwege. Die KI erkennt Überschneidungen sofort, neue Kollegen werden gezielt ins Expertennetzwerk integriert. social-media-strategien-beratung-coaching-seminare-support

Erfolgsfaktoren für den Einstieg in automatisiertes Wissensmanagement

1. Status-Quo-Analyse: Wo entstehen heute Informationssilos und Doppelarbeit? Welche Systeme (z.B. SharePoint, Wikis) sind im Einsatz?
2. Stakeholder frühzeitig einbinden: IT, Datenschutz, Betriebsrat und Fachexperten zusammen an einen Tisch holen.
3. Pilot-Teams starten: Beginnen Sie mit einem Bereich mit hoher Wissensintensität (z. B. Beratung, Produktentwicklung, Forschung) und skalieren Sie nach Erfolgen schrittweise weiter.
4. Transparente Kommunikation und Change Management: Erläutern Sie Funktionsweise und Vorteile der KI-basierten Vernetzung offen - Erfolge sichtbar machen!
5. Schulung und Nutzerschulungen: Unterstützen Sie mit kurzen Trainings und Ansprechpartnern für alle Fragen rund um Topics, Datenpflege und Expertennetzwerk. social-media-strategien-beratung-coaching-seminare-support

Fazit: KI-basiertes Wissensmanagement ist ein Game-Changer

Die Automatisierung des Wissensmanagements und der Aufbau eines lebendigen, sichtbaren Expertennetzwerks macht Beratungen, professionelle Dienstleister und Forschungseinrichtungen deutlich agiler, wissensbasierter und effizienter. Mit Lösungen wie Microsoft Viva Topics heben Sie den Datenschatz Ihrer Organisation, vermeiden Doppelarbeit und schaffen echte Synergieeffekte - alles Datenschutz- und Compliance-konform.

Möchten Sie automatisiertes Wissensmanagement oder Microsoft Viva Topics für Ihr Unternehmen testen? Unsere Experten beraten Sie zu Konzept, Einführung und bestmöglicher Nutzung - sichern Sie sich jetzt eine kostenlose Erstberatung!