nxtGroupware Agency
Agentursoftware mit Jobblatt im Zentrum
nxtGroupware Agency steuert Agenturprojekte vom ersten Angebot bis zur Übergabe an die Buchhaltung in einem System. Das Jobblatt bündelt Kalkulation, Stunden, Rechnungen und Kommunikation - Schluss mit Tool-Wildwuchs zwischen Projekt, Zeit und Controlling.
Agenturen jonglieren typischerweise mit fünf bis zehn Tools: Projektplanung, Zeiterfassung, Angebot, Rechnung, CRM, Buchhaltung, Dokumente. Dazwischen liegen Datenbrüche, Doppeleingaben und intransparente Margen. nxtGroupware Agency ersetzt diesen Flickenteppich durch eine integrierte Plattform mit dem Jobblatt als kognitivem Zentrum.
Jeder Job vereint Kunde, Leistungen, Kalkulation, Soll-/Ist-Stunden, Fremdleistungen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kommunikation und Dokumente. Stunden werden ohne Kontextwechsel im Slide-in-Panel erfasst, Ressourcen über eine Kapazitätsmatrix mit Ampelsystem geplant. Das Controlling-Dashboard zeigt Frühwarnsignale und erlaubt den Drilldown direkt ins Jobblatt - vom KPI über die Leistung bis zur Stunde oder Rechnung.
Modular aufgebaut - Teams aktivieren nur, was sie heute brauchen: Projektmanagement, Stundenerfassung, Ressourcen, Produktion/Einkauf, Buchhaltungsvorbereitung, CRM oder HR. Wachsende Agenturen schalten weitere Module zu, ohne die Plattform zu wechseln.
Screens
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Funktionen
Jobblatt als Projektzentrale
Kalkulation, Leistungen, Stunden, Rechnungen, Kommunikation und Dokumente je Job an einem Ort.
Soll-/Ist-Stunden und Deckungsbeitrag
Budget-Ampel, Soll-Ist-Balken und Echtzeit-Marge auf jedem Jobblatt.
Ressourcenplanung mit Ampeln
Kapazitätsmatrix für Mitarbeitende und Objekte - Überlast wird sofort sichtbar.
Stunden ohne Kontextwechsel
Slide-in-Panel mit Timer, Tages- und Wochenraster - aus jedem Screen erreichbar.
Controlling mit Drilldown
Forecast, Liquidität, Marge und Produktivität - vom KPI direkt ins Jobblatt.
Eingangsrechnungen mit Auto-Zuordnung
E-Rechnungsimport, automatische Job-Zuordnung über Auftragsnummern, Freigabe-Workflow.
Nutzen
- Weniger Doppelerfassung - eine Datenquelle vom Angebot bis zur Rechnung
- Frühwarnsystem für Marge, Budget und Auslastung
- Saubere Übergabe an Buchhaltung und FIBU-Schnittstelle
- Transparente Auslastung - Überlast vor dem Burnout sichtbar
- Modular wachsend - kein Big-Bang-Rollout
Anwendungsfälle
Vom Briefing zur Rechnung
Anfrage als Musterjob übernehmen, kalkulieren, Angebot versenden, Stunden buchen, Rechnung erzeugen - alles auf einem Jobblatt.
Produktion mit Lieferanten
Fremdleistungen an mehrere Lieferanten anfragen, Angebote vergleichen, Auftragsnummer für spätere Rechnungszuordnung erzeugen.
Marge in Gefahr - Drilldown
Controlling-KPI zeigt gefährdete Marge - per Klick in die betroffene Leistung, Stunde oder Eingangsrechnung.
Wöchentliche Ressourcenplanung
Kapazitätsmatrix öffnen, Aufgaben per Drag & Drop verschieben, Konflikte vor Wochenbeginn auflösen.
Was uns unterscheidet
- Jobblatt als kognitives Zentrum - Projekt, Zeit, Geld und Kommunikation in einer Sicht
- Drilldown vom KPI bis zur einzelnen Stunde
- Modular aktivierbar - vom Solo-Studio bis zur Multi-Unit-Agentur
- Stunden- und Arbeitszeiterfassung gesetzeskonform integriert
Zielgruppe
- Geschäftsführung
- Projektleitung
- Controlling
- Buchhaltung
- Kreativ- und Produktionsteams
Branchen
- Werbung
- Digitalagenturen
- Kommunikation
- Medienproduktion
- Eventagenturen